Automatyczna wycena produktów konfigurowalnych – od ręcznej kalkulacji do ofert w kilka chwil

Lead: W sprzedaży wygrywa ten, kto odpowie szybko i konkretnie. Klient dziś nie czeka – oczekuje oferty „na już” i docenia firmę, która potrafi przełożyć złożone wymagania na przejrzystą wycenę bez zwłoki. Poniżej opisujemy wdrożenie w Firmie X, która sprzedaje produkty konfigurowalne (okna, drzwi, bramy). Zamiast wielogodzinnych kalkulacji w Excelu handlowcy mają teraz oferty gotowe w tle – a rozmowy z klientami stały się centrum procesu.

Kontekst i wyzwanie

Firma X obsługiwała codziennie wiele zapytań o produkty, których cena zależy od dziesiątek parametrów: wymiarów, profili, koloru, okuć, dodatkowych akcesoriów, współczynników izolacji. Każda wycena wymagała ręcznego przeglądania wielostronicowych cenników producentów, przepisywania pozycji i dodawania marż oraz rabatów. Gdy zapytań przybywało, czas reakcji rósł, a część klientów przechodziła do konkurencji, która szybciej odpowiadała.

Wspólnym mianownikiem był zbyt długi czas przygotowania oferty i ryzyko pomyłek wynikających z pracy na różnych wersjach plików.

Co wdrożyliśmy

Zaplanowaliśmy i zbudowaliśmy proces, który przenosi ciężar kalkulacji do systemu, zostawiając handlowcowi wyłącznie decyzje merytoryczne:

• Formularz wyceny w CRM/WWW: handlowiec (lub klient) wybiera typ produktu, wymiary, warianty i dodatki.
• Silnik cenowy uwzględnia reguły marż i rabatów dla różnych grup klientów.
• Generator oferty PDF tworzy spójny, estetyczny dokument z parametrami i warunkami.

Przebieg integracji: API i/lub maile

Kluczowym elementem była normalizacja danych cenowych. System obsługuje dwie ścieżki dostępu do danych – dzięki temu działa niezależnie od dojrzałości cyfrowej producenta:

• API producenta – gdy jest dostępne, pobieramy na bieżąco ceny, dostępność i parametry techniczne. Dane są zawsze aktualne.
• Pliki z cennikami dostarczane mailem – gdy API nie ma, producent wysyła raporty (CSV/XLS/PDF) na dedykowaną skrzynkę. Moduł OCR/ETL odczytuje je automatycznie, waliduje (np. zgodność formatów, zakresy wartości) i aktualizuje bazę cen w systemie.

Taki „dualny” model sprawia, że proces działa stabilnie i nie blokuje go brak API. Ważna była też kontrola wersji cenników – system oznacza daty i źródło danych, aby uniknąć pracy na nieaktualnych plikach.

Jak to wpłynęło na pracę zespołu i klienta

Po wdrożeniu handlowiec przestał „polować” na liczby w PDF-ach. Wpisuje parametry, a w tle powstaje kalkulacja oraz gotowa oferta. Efekt odczuł też klient – odpowiedź przychodzi szybko, a dokument jest spójny i czytelny. W czasach, w których użytkownicy porównują kilka firm jednocześnie, szybka, konkretna reakcja często decyduje o wyborze dostawcy.

Elementy jakości i bezpieczeństwa

• Walidacja danych – weryfikacja zakresów wymiarów i zgodności akcesoriów jeszcze przed wygenerowaniem oferty.
• Ścieżki akceptacji – oferty o określonej wartości automatycznie trafiają do akceptacji przełożonego.
• Historia zmian – pełny dziennik, kto i kiedy zmienił parametry.

Efekty zauważone przez Firmę X

• Odzyskany czas: czynności, które wcześniej zajmowały godziny w skali tygodnia, dzieją się w tle.
• Mniej błędów: jedna, zawsze aktualna baza cen zmniejszyła liczbę korekt ofert.
• Lepsza obsługa: klienci szybciej otrzymują odpowiedź i czują się ważni – to zwiększa szanse na domknięcie sprzedaży.

Wnioski dla Ciebie

Zastanów się, ile czasu w Twojej firmie zajmuje przygotowanie jednej wyceny i pomnóż to przez liczbę zapytań w miesiącu. Co by było, gdyby ten czas wrócił do zespołu sprzedaży w postaci dodatkowych rozmów z klientami? Automatyzacja nie zastępuje doświadczenia handlowca – usuwa ręczne kroki, które nie wnoszą wartości.