Automatyczna wycena produktów konfigurowalnych – od ręcznej kalkulacji do ofert w kilka chwil

Kontekst i wyzwanie

Firma obsługiwała codziennie kilkadziesiąt zapytań o produkty, których cena zależy od dziesiątek parametrów: wymiarów, profili (np. Veka, Rehau, Aluprof), koloru, rodzaju szklenia, okuć, dodatkowych akcesoriów i współczynników izolacji termicznej. Każda wycena produktów konfigurowalnych wymagała ręcznego przeglądania wielostronicowych cenników producentów w formacie PDF lub Excel, przepisywania pozycji i dodawania marż oraz rabatów zależnych od grupy klienta.

Gdy zapytań przybywało — szczególnie w sezonie wiosennym i letnim — czas reakcji rósł do kilku dni, a część klientów przechodziła do konkurencji, która szybciej odpowiadała. Wspólnym mianownikiem był zbyt długi czas przygotowania oferty i ryzyko pomyłek wynikających z pracy na różnych wersjach cenników.

---

Jak działa automatyzacja wycen?

Zaplanowaliśmy i zbudowaliśmy proces, który przenosi ciężar kalkulacji do systemu, zostawiając handlowcowi wyłącznie decyzje merytoryczne. Automatyzacja ofertowania opiera się na trzech filarach:

1) Formularz konfiguracji produktu

Handlowiec (lub sam klient na stronie WWW) wybiera typ produktu, wprowadza wymiary, warianty kolorystyczne i dodatki. System natychmiast sprawdza, czy konfiguracja jest technicznie poprawna — np. czy wymiary mieszczą się w dopuszczalnym zakresie producenta, czy wybrane okucia pasują do profilu, czy szklenie spełnia wymagane normy.

2) Silnik cenowy z regułami biznesowymi

Na podstawie konfiguracji system automatycznie wylicza cenę zakupu od producenta, dodaje marżę (różną dla różnych grup klientów — hurtownia, instalator, klient indywidualny), uwzględnia rabaty ilościowe i promocje sezonowe. Cała logika cenowa jest w jednym miejscu, a nie rozproszona po arkuszach kalkulacyjnych.

3) Generator oferty PDF

System tworzy spójny, estetyczny dokument ofertowy z parametrami technicznymi, wizualizacją produktu, warunkami dostawy i płatności. Oferta wygląda profesjonalnie i jest gotowa do wysłania klientowi — bez dodatkowej pracy handlowca.

---

Integracja z cennikami producentów

Kluczowym elementem konfiguracji produktów AI była normalizacja danych cenowych. Producenci stolarki otworowej udostępniają cenniki w różnych formatach i z różną częstotliwością. System obsługuje dwie ścieżki:

• API producenta — gdy jest dostępne, system pobiera na bieżąco ceny, dostępność i parametry techniczne. Dane są zawsze aktualne, a handlowiec nie musi się martwić o wersję cennika.
• Cenniki z e-maila — gdy producent nie ma API (co w branży stolarki jest częste), wysyła cenniki CSV, XLS lub PDF na dedykowaną skrzynkę. Moduł OCR/ETL odczytuje je automatycznie, waliduje zakresy wartości i aktualizuje bazę cen w systemie.

System oznacza datę i źródło każdego cennika, aby uniknąć pracy na nieaktualnych danych. Gdy cennik traci ważność, handlowiec otrzymuje ostrzeżenie przed wygenerowaniem oferty.

---

Jak to wpłynęło na pracę zespołu i klienta

Po wdrożeniu handlowiec przestał „polować" na liczby w PDF-ach producentów. Wpisuje parametry, a w tle powstaje kalkulacja oraz gotowa oferta. Efekt odczuł też klient — odpowiedź przychodzi szybko, a dokument jest spójny i czytelny. W branży, w której klient często wysyła zapytanie do 3–5 firm jednocześnie, szybka i konkretna reakcja często decyduje o wyborze dostawcy.

Dodatkową korzyścią okazała się standaryzacja ofert. Wcześniej każdy handlowiec miał swój format, swoje skróty i swoją logikę rabatowania. Teraz wszystkie oferty wyglądają identycznie, a reguły cenowe są spójne w całej firmie.

---

Jakość i bezpieczeństwo procesu

• Walidacja danych — weryfikacja zakresów wymiarów i zgodności akcesoriów jeszcze przed wygenerowaniem oferty. System nie pozwoli wycenić konfiguracji, która jest technicznie niemożliwa.
• Ścieżki akceptacji — oferty o wartości powyżej ustalonego progu automatycznie trafiają do akceptacji przełożonego, zanim zostaną wysłane do klienta.
• Historia zmian — pełny dziennik: kto i kiedy zmienił parametry, jaką cenę podał system, jaki rabat zastosowano. Przydatne przy reklamacjach i audytach.
• Kontrola wersji cenników — każdy cennik ma datę ważności. Po upływie system blokuje generowanie ofert do czasu aktualizacji.

---

Podsumowanie

Zastanów się, ile czasu w Twojej firmie zajmuje przygotowanie jednej wyceny i pomnóż to przez liczbę zapytań w miesiącu. Co by było, gdyby ten czas wrócił do zespołu sprzedaży w postaci dodatkowych rozmów z klientami? Automatyzacja wycen produktów nie zastępuje doświadczenia handlowca — usuwa ręczne kroki, które nie wnoszą wartości, i pozwala skupić się na tym, co naprawdę sprzedaje: relacji z klientem i zrozumieniu jego potrzeb.