Automatyczne rozliczenia operatorów płatności i kurierów w ERP – porządek zamiast ręcznego łączenia plików

Lead: Pod koniec miesiąca wiele e-commerce’ów zamienia się w „fabrykę Excela”. Raporty z płatności i wysyłek spływają w różnych formatach, a ktoś musi ręcznie dopasować je do faktur w ERP. W Firmie X zamieniliśmy ten rytuał w proces, który dzieje się sam – a zespół księgowy zajmuje się analizą, nie przepisywaniem danych.

Wyzwanie

Rozliczenia obejmowały wielu dostawców: operatora płatności, dwóch kurierów i marketplace. Każdy raport wyglądał inaczej, a część przychodziła wyłącznie mailem. Godziny schodziły na dopasowywaniu wpłat do faktur, wyłapywaniu prowizji i korekt, a na końcu i tak pozostawały wątpliwości, skąd wzięły się różnice. Co gorsza, kiedy rozliczenia się opóźniały, obsługa klienta trudniej odpowiadała na pytania o status płatności czy wysyłki – a dziś to czas odpowiedzi często decyduje o satysfakcji klienta.

Rozwiązanie

• Automatyczny import danych – system w wybranym dniu pobiera raporty z paneli dostawców (po API) oraz z dedykowanej skrzynki e-mail, na którą spływają pliki CSV/XLS/PDF.
• Parowanie z ERP – płatności i przesyłki są łączone z konkretnymi zamówieniami i fakturami. Wykrywane są prowizje operatorów, opłaty manipulacyjne i zwroty.
• Gotowe dokumenty – tworzone są noty obciążeniowe i inne dokumenty księgowe, a następnie przekazywane do akceptacji.
• Raport kontrolny – przejrzyste podsumowanie miesiąca wskazuje elementy wymagające weryfikacji.

API czy maile? Obsługujemy oba

Nie wszyscy dostawcy udostępniają API lub robią to w ograniczonym zakresie. Dlatego nasz proces działa w dwóch trybach:

• API – gdy jest dostępne, dane spływają automatycznie i są gotowe do księgowania niemal od razu.
• Pliki z maila – gdy raporty przychodzą e-mailem, są automatycznie pobierane, odczytywane i normalizowane. Moduł OCR radzi sobie także z raportami PDF.

Ten model gwarantuje, że rozliczenia zawsze ruszą o czasie – niezależnie od tego, w jakiej formie dostawca udostępnia dane.

Co zmieniło się w praktyce

• Koniec ręcznego przeklejania – zespół księgowy nie przerzuca już danych między plikami, tylko zatwierdza gotowe propozycje księgowań.
• Szybsze odpowiedzi dla klientów – statusy płatności i wysyłek są aktualne, więc obsługa klienta szybciej reaguje na pytania. Dzisiejszy klient nie lubi czekać.
• Pełna audytowalność – wiadomo, skąd pochodzi każda liczba i jaki dokument ją potwierdza.

Zastanów się u siebie

Ile godzin miesięcznie Twój zespół poświęca na łączenie raportów z operatorów z fakturami w ERP? Co by się zmieniło, gdyby ten czas przeznaczyć na analizę marż, planowanie i wsparcie sprzedaży?