Automatyczne rozpoznawanie faktur z maila i import do ERP – koniec ręcznego przepisywania

W wielu małych i średnich firmach faktury od dostawców spływają wprost na skrzynkę mailową. To rozwiązanie szybkie i wygodne dla wystawcy, ale dla odbiorcy oznacza powtarzalną i żmudną pracę. Ktoś musi każdą fakturę otworzyć, przepisać wszystkie dane do systemu i dopiero wtedy dokument trafia do ksiąg. W praktyce to strata wielu godzin miesięcznie oraz ryzyko pomyłek. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie automatyzacji, która zajmuje się tym procesem w całości.

Dlaczego to problem dla firm?

Każda faktura wygląda inaczej – jeden dostawca wysyła czytelny PDF, inny skan, a jeszcze inny zdjęcie zrobione telefonem. Księgowa lub właściciel firmy musi:

• odszukać wiadomość mailową,
• pobrać załącznik,
• otworzyć dokument,
• ręcznie przepisać dane: numer faktury, NIP, daty, kwoty netto, VAT i brutto,
• wprowadzić wszystko do systemu ERP lub księgowego,
• upewnić się, że nie ma błędów.

Na pojedynczym dokumencie schodzi kilka minut, a przy kilkudziesięciu fakturach tygodniowo oznacza to wiele godzin spędzonych na powtarzalnym zajęciu. Co gorsza, jeden błąd w NIP czy kwocie może spowodować problemy przy rozliczeniu VAT albo konieczność składania korekty.

Jak działa automatyzacja?

Rozwiązanie można porównać do inteligentnego asystenta księgowego, który nigdy się nie męczy i nie popełnia literówek. System działa w kilku krokach:

1. Monitoring skrzynki mailowej – system sprawdza dedykowaną skrzynkę (np. faktury@firma.pl) i pobiera wszystkie wiadomości z załącznikami.
2. Odczyt dokumentu – dzięki technologii OCR potrafi odczytać zarówno PDF, skan, jak i zdjęcie faktury.
3. Ekstrakcja danych – wyciągane są kluczowe informacje: numer faktury, daty, dane kontrahentów, NIP, kwoty netto, VAT i brutto, a w razie potrzeby także szczegółowe pozycje towarów lub usług.
4. Weryfikacja poprawności – system może np. sprawdzić, czy NIP istnieje w bazie i czy kwoty sumują się poprawnie.
5. Import do ERP – dane są zapisywane w formacie zgodnym z Twoim systemem (CSV, XML, plik JPK, albo bezpośrednia integracja przez API).
6. Akceptacja – księgowa nie przepisuje już faktury, a jedynie sprawdza poprawność i zatwierdza dokument.

API czy pliki z maila?

Nie wszystkie systemy ERP mają otwarte API, ale to nie problem. Automatyzacja działa w dwóch trybach:

• Integracja po API – dane są przesyłane bezpośrednio do ERP i pojawiają się w systemie niemal natychmiast.
• Pliki do importu – jeśli ERP nie udostępnia API, system generuje gotowe pliki XML/CSV, które można zaimportować jednym kliknięciem.

W obu przypadkach rezultat jest ten sam – koniec ręcznego przepisywania.

Co zmienia się w praktyce?

• Ogromna oszczędność czasu – pracownicy nie spędzają już godzin na powtarzalnych czynnościach.
• Mniej błędów – dane są zaciągane automatycznie, więc ryzyko literówki czy pomyłki w kwocie praktycznie znika.
• Szybsze księgowanie – faktura trafia do ERP praktycznie w momencie, gdy przychodzi mail.
• Większy profesjonalizm – przedsiębiorca zyskuje pewność, że rozliczenia są kompletne i terminowe.

Element ludzki – co czuje pracownik?

Księgowa, zamiast frustrować się żmudnym przepisywaniem danych, może poświęcić czas na kontrolę merytoryczną i analizę. Właściciel firmy nie musi już martwić się, że dokumenty zalegają w skrzynce lub że ktoś pomyli się w kwotach. Klienci i kontrahenci z kolei widzą firmę, która reaguje szybko i profesjonalnie – co buduje zaufanie.

Zastanów się u siebie

Ile faktur miesięcznie trafia na Twoją skrzynkę mailową? Ile godzin zajmuje ich ręczne wprowadzanie? Automatyzacja sprawia, że proces, który do tej pory był przykrym obowiązkiem, staje się praktycznie niewidoczny. Dokumenty same trafiają tam, gdzie trzeba – a zespół może skupić się na tym, co naprawdę rozwija biznes.