Inteligentna kwalifikacja leadów z formularza WWW i social media

Każdy dział sprzedaży zna ten scenariusz: leady spływają z formularza kontaktowego na stronie, z kampanii Facebook Lead Ads oraz z Instagrama. Część jest świetnie rokująca, część wymaga doprecyzowania, a część nie pasuje do oferty. Ręczne segregowanie zapytań i uzupełnianie CRM-u zajmuje cenne godziny, a w międzyczasie gorący lead stygnie. W tym wdrożeniu zbudowaliśmy proces, który działa jak pierwszy, niezmęczony BDR – odbiera zapytanie, rozumie jego treść, ocenia potencjał i natychmiast kieruje je do właściwej osoby.

Kontekst i punkt wyjścia

Zespół marketingu prowadził stałe kampanie w social mediach i na stronie WWW. Średnio kilkadziesiąt zapytań tygodniowo trafiało do skrzynki e-mail oraz arkusza, a następnie było ręcznie przeklejane do CRM (HubSpot/Pipedrive). Handlowcy narzekali na opóźnienia w reakcji, a manager nie miał pełnej widoczności, które źródła przynoszą jakościowe leady. Zdarzało się, że wartościowe zapytania gubiły się w wątku mailowym lub czekały na ocenę do następnego dnia.

Na czym polegał problem?

• Rozproszone źródła – formularz WWW, Facebook Lead Ads i Instagram Direct generowały dane w różnych formatach.
• Ręczne kwalifikowanie – ktoś musiał przeczytać odpowiedzi na pytania typu „Czego potrzebujesz?” i na czuja przypisać priorytet.
• Opóźnienia w reakcji – zanim lead trafił do CRM i do właściwego handlowca, mijały godziny.
• Ryzyko błędów – literówki przy przepisywaniu, niepełne dane, zdublowane rekordy.
• Brak przejrzystości – trudno było zmierzyć, które źródło daje najlepsze leady, bo dane były niespójne.

Jak działa rozwiązanie – architektura od zapytania do rozmowy

Fundamentem procesu jest n8n, który łączy źródła danych z modułem AI i CRM. Całość pracuje bezobsługowo, a każdy krok zostawia ślad audytowy.

1) Odbiór danych z różnych kanałów

• Formularz WWW – dane trafiają webhookiem (np. z Typeform lub własnego formularza) do n8n. Alternatywnie, jeśli formularz wysyła e-maile, n8n pobiera je z dedykowanej skrzynki i wyciąga pola z treści lub załączników (CSV/JSON).
• Facebook Lead Ads / Instagram – integracje API przekazują leady w momencie ich powstania. Gdy API jest ograniczone, stosujemy tryb e-mail: platforma wysyła powiadomienie, a n8n parsuje jego zawartość.
• Fallback przez e-mail – dla nowych/niszowych źródeł: forward na „leads@firma.pl”, z którego n8n automatycznie czyta dane. Dzięki temu proces działa nawet, gdy ktoś wyśle formularz w niestandardowej formie.

2) Normalizacja i deduplikacja

Niezależnie od źródła, pola są mapowane do wspólnego schematu (imię, e-mail, telefon, firma, źródło, treść zapytania, strona docelowa, kampania). Mechanizm deduplikacji sprawdza e-mail/telefon i, jeśli trzeba, aktualizuje istniejący rekord zamiast tworzyć nowy.

3) Inteligentna kwalifikacja z użyciem AI

Treść odpowiedzi – zwłaszcza pole „Czego potrzebujesz?” – trafia do modelu AI poprzez OpenAI API. Podajemy krótkie instrukcje i słownik słów-kluczy wiązanych z naszą ofertą (np. „pilne wdrożenie”, „budżet”, „termin”, „integracja z ERP”). Model zwraca:

• Scoring – klasyfikację gorący / ciepły / zimny wraz z krótkim uzasadnieniem.
• Temat/segment – kategorie produktu/usługi (np. „strona WWW”, „SEO”, „automatyzacja sprzedaży”).
• Następny krok – rekomendację: „oddzwonić w 15 min”, „wysłać krótkie pytania doprecyzowujące”, „zaplanować demo”.

Ważne: model nie działa w próżni. W prompt wstrzykujemy listę wykluczeń (np. branże, których nie obsługujemy) i zasady priorytetyzacji (np. lead z budżetem i jasnym terminem > zapytanie ogólne).

4) Automatyczne utworzenie kontaktu i szansy w CRM

Po kwalifikacji n8n wywołuje API HubSpot lub Pipedrive i tworzy/aktualizuje:

• Kontakt z pełnymi danymi, zgodą marketingową (jeśli podana) i źródłem pozyskania.
• Firmę (jeśli podano nazwę domeny) i powiązanie z kontaktem.
• Deal/Szansę ustawioną w odpowiednim etapie lejka z polami: scoring AI, temat, rekomendowany następny krok, link do oryginalnego zgłoszenia.

5) Natychmiastowe powiadomienie właściwej osoby

Na podstawie segmentu lub regionu n8n przypisuje właściciela i wysyła powiadomienia: e-mail, SMS z najważniejszymi danymi oraz wiadomość na Slacku (kanał #new-leads + DM do opiekuna). Handlowiec dostaje czytelną zajawkę: podsumowanie odpowiedzi, ocenę AI, sugerowany pierwszy krok i link „Zadzwoń teraz”.

6) Reakcja do leada (opcjonalnie)

W wariancie rozbudowanym system wysyła natychmiastową wiadomość do leada: krótkie potwierdzenie z imieniem opiekuna i proponowanym terminem kontaktu. W przypadku leadów „gorących” dostępny jest autokalendaring – link do kalendarza handlowca.

Efekty w praktyce

• Natychmiastowa reakcja – od momentu wysłania formularza do powiadomienia handlowca mijają sekundy. To często decyduje o wygranej rozmowie.
• Lepsza alokacja zasobów – gorące leady trafiają do seniorów, cieplejsze do SDR-ów, zimne do nurture. Zespół pracuje w rytmie, a nie w chaosie.
• Koniec przepisywania – żadne dane nie są ręcznie kopiowane. CRM jest zawsze aktualny, a historia kontaktu kompletna.
• Mniej błędów – eliminujemy literówki, duplikaty i zgubione wątki mailowe. Każdy rekord ma źródło i czas wpłynięcia.
• Lepsze raportowanie – źródła i kampanie są porównywalne, więc widać, skąd przychodzą leady o najwyższej jakości.

Element ludzki: co czują klienci i zespół

Osoba, która wysłała formularz z pilnym tematem, dostaje odpowiedź „od razu”. To buduje wrażenie profesjonalizmu: „ta firma działa szybko i słucha”. Po stronie sprzedaży spada presja bycia „na skrzynce” – powiadomienia przychodzą tam, gdzie handlowiec już pracuje (Slack/SMS), a pierwsza rozmowa nie zaczyna się od szukania kontekstu w mailach. Manager widzi, że to nie „szczęście” decyduje o konwersji, tylko proces.

Warianty i scenariusze awaryjne

• API vs e-mail – jeśli kanał ma stabilne API, używamy go. Gdy go brakuje, system działa równie sprawnie w trybie „mail-in” z parserem treści i załączników.
• Tematy zastrzeżone – jeśli AI wykryje w treści zapytania obszary poza ofertą, automatycznie tworzy etykietę „out-of-scope” i proponuje grzeczną odpowiedź z rekomendacją alternatywy.
• Ochrona anty-spam – reguły sprawdzające (np. domeny jednorazowe, zduplikowane wiadomości) zatrzymują „śmieci” przed CRM.

Co było kluczowe technicznie

1. Jeden, spójny schemat danych – ułatwia integracje i raportowanie.
2. Przejrzysty prompt i testy – krótkie, jasne instrukcje dla AI oraz przykłady („few-shot”) poprawiają trafność scoringu.
3. Idempotencja – każdy lead ma unikalny identyfikator (np. hash e-mail + timestamp), dzięki czemu ponowne wysłanie nie tworzy duplikatów.
4. Logowanie i alerty – jeśli któraś integracja nie odpowiada, n8n oznacza zadanie i wysyła alert do właściciela procesu.

Podsumowanie

Automatyczna kwalifikacja leadów zasilana AI zamienia rozproszone zapytania w czytelny, uporządkowany strumień szans sprzedażowych. Zespół reaguje szybciej, skupia się na rozmowie, a nie na kopiuj-wklej. Co najważniejsze – wartościowe leady już się nie gubią. Jeśli Twoje marketingowe działania generują zapytania z różnych kanałów, to właśnie ten typ automatyzacji da Ci najszybszy i najbardziej odczuwalny zwrot – w konwersji, w spokoju pracy i w wizerunku.