2025-08-21
Automatyczne tworzenie zadań z e‑maili w Asanie i Trello – koniec ręcznego przepisywania
W wielu firmach skrzynka zlecenia@firma.pl to nieformalne „biuro obsługi”. Klienci wysyłają zapytania, zgłoszenia i prośby aktualizacji, a ktoś z zespołu musi je przeczytać, zinterpretować i przepisać do systemu zarządzania projektami. Niby proste, ale zajmuje cenne minuty – i łatwo coś zgubić w gąszczu wiadomości. W Firmie X zbudowaliśmy automatyzację, która łączy e‑mail, AI i API Asany/Trello/Jiry, dzięki czemu każde istotne zgłoszenie błyskawicznie staje się zadaniem z terminem i przypisaną osobą.
Kontekst i wyzwanie
Firma X działa w modelu usługowym (software house + wsparcie marketingowe). Zlecenia przychodzą kanałami nieformalnymi: najczęściej e‑mail, czasem przekierowane z formularza www. Zespół operacyjny codziennie sortował skrzynkę, kopiował treści do Asany/Trello, dopisywał terminy i tagi, a później informował klienta, że temat trafił do realizacji. Zadanie powtarzalne, ale wymagało skupienia. W okresach większego ruchu zdarzało się, że na odpowiedź trzeba było poczekać, a pojedyncze maile przepadały wśród innych.
Na czym polegał problem w praktyce?
- Ręczne przepisywanie treści maila do opisu zadania, uzupełnianie terminów i etykiet – czynność powtarzana dziesiątki razy w tygodniu.
- Ryzyko błędnej interpretacji – różny styl pisania klientów, skróty myślowe, brak jednoznacznych deadlinów.
- Rozproszenie – część zgłoszeń wymagała reakcji działu dev, inne marketingu, a jeszcze inne obsługi klienta; bez jasnych reguł łatwo o opóźnienia.
- Brak potwierdzeń – klient często nie wiedział, czy jego prośba została przyjęta i kiedy ktoś się nią zajmie.
Założenie rozwiązania
Chcieliśmy, by po wysłaniu maila przez klienta reszta działo się sama: analiza treści, wyciągnięcie kluczowych danych (co zrobić, do kiedy, dla kogo), utworzenie zadania w odpowiedniej tablicy/projekcie, przypisanie do zespołu i automatyczne potwierdzenie dla nadawcy. Trzonem rozwiązania stał się n8n jako orkiestrator przepływów, OpenAI API do inteligentnego parsowania i API narzędzi PM (Asana/Trello/Jira) do tworzenia i aktualizacji zadań. Dane mogą wpływać zarówno przez IMAP/POP3 (dedykowana skrzynka), jak i przez API formularza www.
Jak to działa – krok po kroku
- Wejście: e‑mail lub webhook
n8n cyklicznie nasłuchuje skrzynki zlecenia@firma.pl (IMAP). Alternatywnie, formularz na stronie przesyła treść przez webhook do tego samego workflow. Reguła tematu „Nowe zlecenie – [Nazwa projektu]” pomaga kierować zgłoszenia do właściwej macierzy projektów. - Wstępna normalizacja
Z wiadomości wycinamy sygnatury i cytowane wątki, identyfikujemy nadawcę i domenę (mapowanie do klienta), a załączniki odkładamy w repo (np. Drive/SharePoint) i generujemy link dostępowy. - Parsowanie treści przez AI
Prompt skrojony pod branżę prosi model o zwrócenie ustrukturyzowanego JSON:title,summary,priority,deadline(z rozpoznaniem dat względnych typu „do piątku”),labels,client,attachments. Jeśli brakuje kluczowych danych (np. terminu), AI dodaje propozycję i znacznik „do potwierdzenia”. - Reguły biznesowe i routowanie
Na bazie słów kluczowych i klienta wybierany jest docelowy projekt/tablica: marketing, dev, wsparcie. Dodatkowo reguły rozpoznają, czy to bug, change request czy nowe zadanie. - Tworzenie zadania przez API
- Asana: zakładamy zadanie w projekcie, ustawiamy due date, opis z pełną treścią maila + linki do załączników, dodajemy sekcję i assignee wg obciążenia zespołu.
- Trello: tworzymy kartę na odpowiedniej liście, ustawiamy termin, checklistę (z wygenerowanych przez AI kroków), etykiety i członków.
- Jira: zakładamy Issue o odpowiednim typie (Bug/Task/Story), uzupełniamy pola niestandardowe (np. Klient, SLA).
- Harmonogram i SLA
Jeżeli mail zawiera daty względne („w przyszłym tygodniu”), AI przelicza je na konkretne daty w strefie czasowej firmy. Dla priorytetów oznaczonych jako „pilne” dodawane jest wewnętrzne SLA i przypomnienia. - Zwrotka do klienta
n8n wysyła potwierdzenie: numer zadania/karty, planowany termin pierwszej reakcji i link (jeśli polityka firmy na to pozwala). Ton wiadomości jest uprzejmy i spójny z marką. - Monitoring i wyjątki
Jeżeli AI oceni niską pewność ekstrakcji lub wykryje sprzeczne daty, zadanie trafia do „poczekalni” wraz z krótkim briefem do ręcznej decyzji.
Warianty zasilania danych: API i e‑mail
Gdy dostępne jest API
Jeśli formularz www lub portal klienta ma API, zgłoszenia przesyłane są jako JSON bezpośrednio do n8n lub do narzędzia PM. AI wtedy pełni rolę „doprecyzowania” – np. rozbija długi opis na checklistę, sugeruje etykiety i realistyczny termin. Zaletą jest pełna spójność pól i mniej wyjątków.
Gdy mamy tylko e‑mail
W wielu firmach e‑mail pozostanie głównym kanałem. Dzięki IMAP/POP3 automat wychwytuje nowe wiadomości, parsuje je i normalizuje. Moduł AI radzi sobie z różnym stylem pisania, a dodatkowe reguły filtrują autorespondery i SPAM. Ten tryb działa niezależnie od dostawcy skrzynki.
Efekty po wdrożeniu
- Oszczędność czasu – zamiast ręcznego przepisywania, opiekun skrzynki poświęca jedynie chwilę na przegląd wyjątków. W skali tygodnia to kilka godzin odzyskanych na pracę merytoryczną.
- Zero „zaginionych” maili – każdy wątek dostaje identyfikator zadania i trafia do właściwego projektu. Tablica „inbox” w PM pełni rolę bufora kontrolnego.
- Lepsza jakość opisów – AI tworzy zwięzłe tytuły, podsumowanie i checklisty, dzięki czemu wykonawcy szybciej rozumieją kontekst.
- Szybsza komunikacja z klientem – automatyczne potwierdzenia od razu budują poczucie zaopiekowania, a czas pierwszej reakcji wyraźnie się skraca.
- Porządek w harmonogramach – terminy i priorytety są ustawiane konsekwentnie, a przypomnienia trzymają zespół „w rytmie”.
Co z ryzykiem i jakością?
- Walidacja – przy niskiej pewności ekstrakcji zadania trafiają do ręcznego review. Dzięki temu automatyzacja nie „naśladuje” błędów, tylko je sygnalizuje.
- Bezpieczeństwo – dostęp do skrzynki jest ograniczony na poziomie IMAP (konto techniczne, hasła aplikacyjne), a klucze API trzymane są w bezpiecznym magazynie sekretów.
- Audyt – każda akcja n8n loguje kontekst: ID wiadomości, wygenerowany JSON, ID zadania w PM. Łatwo prześledzić, co i kiedy się wydarzyło.
- Ton komunikacji – szablony potwierdzeń są spójne z brandem, a AI jedynie uzupełnia dynamiczne elementy (np. nazwy, daty).
Element ludzki – dlaczego to „czuć” po drugiej stronie?
Największą zmianą, którą zauważyli klienci Firmy X, była natychmiastowa reakcja: e‑mail nie wpada w czarną dziurę, tylko po minucie przychodzi potwierdzenie z numerem zadania i przybliżonym terminem pierwszego kontaktu. W jednym z projektów klient napisał: „Dziękuję za sprawność – od razu wiem, że temat został podjęty”. To drobny detal, ale robi różnicę w codziennej współpracy.
Co warto przemyśleć u siebie
- Czy Twoja skrzynka zlecenia@ ma jasne reguły nazewnictwa tematów?
- Które zespoły potrzebują oddzielnych tablic/projektów, a które wspólnej „poczekalni”?
- Jakie metadane (klient, SLA, typ zgłoszenia) chcesz uzupełniać automatycznie?
- W których przypadkach chcesz, by AI proponowała termin, a w których – by wymagała potwierdzenia?
Podsumowanie
Automatyczne tworzenie zadań z e‑maili to jeden z tych procesów, które dają szybki i mierzalny efekt: mniej ręcznego klikania, mniej pomyłek i szybsza reakcja wobec klienta. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Asany, Trello czy Jiry, połączenie n8n, OpenAI i API narzędzi PM pozwala przenieść żmudną robotę na maszynę, zostawiając ludziom przestrzeń na pracę merytoryczną i budowanie relacji z klientami.
