Krótka odpowiedź
Ile kosztuje przepisywanie danych między systemami? Zwykle wielokrotnie więcej, niż się wydaje — i da się to policzyć w jedno popołudnie, bez żadnego wdrożenia. Wystarczy wypisać miejsca, w których te same dane są wprowadzane po raz drugi, policzyć ich dzienną częstotliwość i pomnożyć. Ta liczba jest zwykle jedynym argumentem, który przekonuje do zmiany.
Zamówienie przychodzi mailem. Ktoś przepisuje je do systemu, potem te same dane do arkusza dla produkcji, a na koniec miesiąca składa z tego zestawienie dla zarządu.
Nikt tego nie liczy, bo tak było zawsze i za każdym razem to „tylko chwila”.
Dlaczego tego nie widać
Bo to nie jest jeden duży blok czasu, tylko tysiąc drobnych. Trzy minuty tu, pięć tam, dwadzieścia razy dziennie. Żadna z tych czynności nie jest na tyle duża, żeby ktoś zaproponował jej usunięcie.
Do tego przepisywanie rzadko jest czyimś zadaniem. Jest doklejone do innych zadań i dlatego nie ma właściciela, który by je zgłosił.
Jak to policzyć u siebie
1. Wypisz miejsca podwójnego wprowadzania
Każde miejsce, w którym dane istniejące już w jednym systemie są wpisywane do drugiego. Mail do systemu, system do arkusza, arkusz do prezentacji.
2. Policz częstotliwość
Ile razy dziennie albo tygodniowo. Nie szacuj z pamięci — sprawdź na jednym typowym dniu.
3. Zmierz jedno wykonanie
Ze stoperem, na jednym przypadku. Wyjdzie zwykle więcej niż deklarowane „dwie minuty”, bo w czasie mieszczą się też przełączanie okien i szukanie danych.
4. Pomnóż i przelicz na etaty
Liczba wyrażona w etatach działa na wyobraźnię inaczej niż liczba wyrażona w minutach. To ten sam czas, tylko widoczny.
Błędy kosztują więcej niż czas
Każde ręczne przeniesienie to okazja do literówki. Przy jednej pomyłce na sto przeniesień i kilkuset przeniesieniach miesięcznie mówimy o kilku błędach — a koszt jednego zależy od tego, gdzie wypłynie.
Błąd w zamówieniu wyłapany od razu kosztuje minutę. Ten sam błąd wykryty u klienta kosztuje reklamację, a wykryty w zestawieniu dla zarządu — zaufanie do wszystkich pozostałych liczb.
Co zwykle wychodzi z takiego rachunku
Trzy rzeczy, prawie zawsze te same. Po pierwsze, czas jest większy, niż ktokolwiek zakładał. Po drugie, skupia się w dwóch–trzech miejscach, a nie rozkłada równomiernie. Po trzecie, te miejsca są zwykle najprostsze do połączenia — bo dane są ustrukturyzowane po obu stronach.
Dlatego pomiar jest wart wykonania nawet wtedy, gdy nic po nim nie nastąpi. Wskazuje, gdzie zacząć, i chroni przed automatyzowaniem rzeczy, która wygląda na uciążliwą, a zajmuje kwadrans miesięcznie.
Co zrobić po pomiarze
Połączenie dwóch systemów
Dane przenoszą się same, człowiek zatwierdza wyjątki. Najlepszy zwrot tam, gdzie oba systemy mają API albo import.
Automatyczne wypełnienie z dokumentu
Gdy źródłem jest mail albo PDF, a nie system. Dane odczytane raz trafiają wszędzie, gdzie trzeba.
Uproszczenie procesu bez technologii
Czasem drugi wpis w ogóle nie jest potrzebny, a arkusz powstał kiedyś i został. To najtańsza możliwa poprawa i warto ją sprawdzić pierwszą.
Co się zmienia w praktyce
Znika praca, której nikt nie chciał wykonywać i której nikt nie bronił. To rzadki przypadek zmiany bez oporu — nikt nie jest przywiązany do przepisywania danych.
Zmienia się też jakość liczb. Zestawienie składane automatycznie z jednego źródła nie ma rozjazdów między wersjami, więc rozmowa na spotkaniu przestaje zaczynać się od ustalania, który plik jest aktualny.
Dla jakich firm to ma sens
Firmy, w których dane wędrują między więcej niż dwoma systemami, i te, w których istotna część pracy biurowej polega na przenoszeniu informacji z miejsca w miejsce.
Nie ma sensu tam, gdzie podwójne wprowadzanie zdarza się kilka razy w miesiącu — wtedy koszt połączenia przewyższa zysk.
Czego to nie załatwi
- Nie naprawi procesu, który jest źle zaprojektowany. Automatyzacja złego procesu daje zły proces wykonywany szybciej.
- Nie połączy systemów, które nie mają żadnego wejścia. Przy zamkniętym oprogramowaniu zostaje odczyt z eksportu albo z dokumentu.
- Nie zdejmie decyzji. Tam, gdzie człowiek ocenia, a nie przepisuje, nie ma czego automatyzować.
- Nie zwolni nikogo z myślenia o danych. Wyjątki nadal trafiają do człowieka i to jest właściwe miejsce dla jego czasu.
Najczęstsze pytania
Ile trwa taki pomiar?
Popołudnie, jeśli robi go ktoś, kto zna proces. Nie wymaga narzędzi ani zgody działu IT.
Czy da się to policzyć bez stopera?
Można oszacować, ale szacunki są zwykle zaniżone — ludzie nie liczą przełączania okien i szukania danych, które zajmują sporą część czasu.
Od czego zacząć, jeśli takich miejsc jest kilkanaście?
Od tego z największym iloczynem częstotliwości i czasu, nie od najbardziej irytującego. To rzadko to samo miejsce.
Czy trzeba wymieniać systemy?
Zwykle nie. Większość przypadków rozwiązuje połączenie tego, co już jest — wymiana systemu to osobna decyzja i osobny koszt.
Zrobiliśmy to
Rozpoznawanie faktur z maila i import do ERP
Dokument odczytany raz trafia do systemu bez przepisywania, z kolejką dla wyjątków.
Jeśli chcesz poznać własną liczbę
Pomiar zajmuje popołudnie i nie wymaga niczyjej zgody. Szerzej o tym, co robimy z wynikiem: integracja systemów.
Umów bezpłatną rozmowę