Krótka odpowiedź
Jak dodać opis faktury w Comarch Optima po wejściu KSeF? Optima pobiera faktury z KSeF samodzielnie, więc nie tworzymy ich drugi raz — dopisujemy kategorię i miejsce powstawania kosztu do dokumentu, który już tam jest, kluczując po numerze KSeF. Dokumenty spoza KSeF to osobny strumień: tam dokument trzeba dopiero założyć. Pomylenie tych dwóch dróg kończy się duplikatami w księgach.
Biuro rachunkowe wdrożyło KSeF i faktury zaczęły same wpadać do Optimy. Problem zniknął, a pojawił się nowy: dokumenty są, tylko nikt nie wie, na co poszły.
Klient nie widział tych faktur, bo nie przeszły przez jego biurko. Księgowa ich nie opisze, bo nie zna jego budów ani projektów. I obie strony czekają na siebie nawzajem.
Dwie drogi, które nie mogą się spotkać
Faktura z KSeF — dopisujemy opis
Optima ma już ten dokument. Nasza rola sprowadza się do dołożenia warstwy opisowej: kategorii, miejsca powstawania kosztu, projektu. Klucz to numer KSeF, który jest jednoznaczny i nie zmienia się w czasie.
Dokument spoza KSeF — tworzymy go
Paragon, faktura zagraniczna, dokument od wystawcy poza systemem. Tu Optima nie ma czego opisać, więc dokument trzeba odczytać i założyć. To jest zupełnie inna operacja i musi biec osobnym torem.
Strumienie zostają trwale rozłączne. Dokument spoza KSeF nie trafia tam post factum, a faktura z KSeF nigdy nie jest zakładana ręcznie.
Duplikat, który wchodzi tylnymi drzwiami
Najczęstszy scenariusz nie jest egzotyczny: dostawca wystawia fakturę w KSeF i dla pewności wysyła ją jeszcze mailem. Pierwsza wpada automatem, druga zostaje wgrana ręcznie. W księgach są dwie.
Rozpoznanie musi iść po trzech kryteriach naraz — wystawca, kwota brutto i numer faktury. Każde z osobna daje fałszywe trafienia: ten sam wystawca wystawia setki faktur, ta sama kwota powtarza się przy abonamentach, a numery bywają resetowane co rok.
Kategorie muszą już istnieć w Optimie
Warstwa opisowa wybiera z zamkniętej listy zgodnej z ERP, zsynchronizowanej w jedną stronę. Nie tworzymy własnych kategorii obok systemu księgowego.
Powód jest praktyczny, nie ideologiczny: własna taksonomia obok Optimy oznacza dwie rzeczywistości, których nikt nie uzgadnia. Po pół roku raport z narzędzia nie zgadza się z raportem z księgowości i obie strony mają rację.
Ręczny opis księgowej jest nadrzędny
Jeśli księgowa opisała dokument sama, automat tego nie nadpisuje. Człowiek zawsze wygrywa z regułą — inaczej po pierwszej nadpisanej poprawce nikt nie zaufa narzędziu.
Jak wygląda uruchomienie
Kolejność jest zawsze ta sama i pierwszy krok nie polega na pisaniu kodu.
1. Przegląd historycznych faktur
Bierzemy kilka miesięcy dokumentów i sprawdzamy, ile z nich dałoby się przypisać regułami bez udziału człowieka. Ta liczba mówi, czy wdrożenie ma sens — i jest znana, zanim cokolwiek powstanie.
2. Uzgodnienie listy kategorii
Kategorie i miejsca powstawania kosztów muszą istnieć w Optimie. Jeśli ich nie ma albo są niespójne między klientami, to jest robota do wykonania najpierw — i zwykle najbardziej niewdzięczna część całego projektu.
3. Reguły dla największych dostawców
Kilkunastu dostawców odpowiada zwykle za większość dokumentów. Reguły dla nich dają największy skok udziału przypisań automatycznych przy najmniejszym nakładzie.
4. Kolejka i praca na żywo
Reszta trafia do zatwierdzenia. Z decyzji człowieka rosną kolejne reguły, więc kolejka z miesiąca na miesiąc się skraca — o ile ktoś ją realnie przegląda.
Jak to wpiąć
Zapis przez API
Opis wraca do Optimy programowo. Najczystsze rozwiązanie, wymaga dostępu do instalacji — przy Optimie on-premise zwykle jest to możliwe.
Plik importu
Narzędzie generuje plik w formacie, który Optima przyjmuje. Wolniejsze, ale nie wymaga integracji i sprawdza się, gdy dostęp do bazy jest ograniczony.
Panel obok, bez zapisu do ERP
Opis służy raportowaniu i rozmowie z klientem, a do księgowości idzie zestawienie. Wariant dla biur, które nie chcą, żeby cokolwiek pisało do ich Optimy.
Co się zmienia w praktyce
Księgowa przestaje dopytywać klienta o każdy dokument, bo większość ma już przypisanie. Klient przestaje dostawać listy pytań o faktury sprzed miesiąca, których nie pamięta.
Przy biurze obsługującym kilkadziesiąt firm zmienia się też skala: opis, który przy jednej firmie jest drobiazgiem, przy pięćdziesięciu jest etatem. To zwykle moment, w którym biuro zaczyna liczyć ten czas.
Dla jakich firm to ma sens
Biura rachunkowe obsługujące wiele firm na Optimie oraz firmy, które mają Optimę u siebie i chcą znać koszty w podziale na projekty.
Nie ma sensu tam, gdzie nie ma podziału kosztów — jeśli wszystko idzie na jedną działalność, opis niczego nie doda.
Czego to nie załatwi
- Nie zmienia dekretacji. WNT, import usług, mechanizm podzielonej płatności, kwalifikacja kosztu — to zostaje w Optimie i w rękach księgowej.
- Nie działa bez dostępu. Potrzebne jest API albo możliwość importu; przy zamkniętej instalacji zostaje wariant z panelem obok.
- Nie utworzy kategorii, których w Optimie nie ma. Najpierw taksonomia w ERP, potem przypisania.
- Nie poprawi faktury z KSeF. Dokument jest niezmienny; korekta to osobny dokument.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba zmieniać wersję Optimy?
Nie. Liczy się dostęp — API albo import. Wersja ma znaczenie tylko o tyle, o ile decyduje, który z tych dwóch kanałów jest dostępny.
Co z klientami, którzy nie są na Optimie?
Mechanizm jest ten sam, zmienia się sposób zapisu. Zasada „nie tworzymy dokumentu drugi raz” obowiązuje w każdym ERP, który pobiera faktury z KSeF samodzielnie.
Skoro Optima i tak pobiera faktury, po co dodatkowe narzędzie?
Optima pobiera dokument, ale nie wie, na co poszedł koszt — tej informacji nie ma na fakturze. Narzędzie dokłada właśnie ją.
Kto ustala listę kategorii?
Klient albo biuro, w Optimie. My się do niej synchronizujemy i z niej wybieramy.
Co przy wielu firmach na jednej instalacji?
Każda firma ma własną listę kategorii i własne przypisania. Rozdzielenie danych między klientami jest warunkiem, nie opcją — biuro rachunkowe nie może mieszać kontekstów.
Zrobiliśmy to
Dokumenty kosztowe przygotowane do księgowania
Rozpoznanie dokumentu, przypisanie kategorii i przekazanie do systemu księgowego w formie, którą księgowa przyjmuje bez poprawek.
Jeśli Twoje biuro czeka na opisy od klientów
To zwykle nie jest kwestia dobrej woli, tylko tego, że klient nie widział tych faktur. Szerzej: AI w księgowości.
Umów bezpłatną rozmowę