Faktury z KSeF nie przechodzą już przez ręce kierowników — kto ma je opisać?

Dlaczego to boli dopiero teraz

KSeF rozwiązał realny problem. Nikt już nie przepisuje ręcznie danych z PDF-a do systemu, faktury nie giną w skrzynkach, a komplet dokumentów jest w jednym miejscu. To jest postęp i nie ma sensu za nim tęsknić. Szerzej o całym procesie: automatyzacja faktur do ERP i KSeF.

Kłopot polega na tym, że przy okazji zniknął właściciel kosztu — osoba, która zamówiła materiał, podpisała usługę albo prowadzi budowę. W papierowym obiegu była fizycznie w drodze faktury i musiała się nad nią pochylić. W obiegu przez KSeF nie ma jej tam wcale. Faktura trafia do księgowości kompletna formalnie i pusta znaczeniowo.

Skutek widać w dwóch miejscach naraz. Księgowość dostaje dokumenty, których nie ma jak przypisać, bo nie wie, na co poszedł materiał. Zarząd pyta, ile kosztowało konkretne zlecenie, i słyszy, że wszystko jest w systemie — tyle że nierozdzielone. Firma zdigitalizowała dokumenty i jednocześnie straciła obraz kosztów. To odwrotność tego, czego się po cyfryzacji spodziewano, więc mało kto szuka problemu tam, gdzie on siedzi.

Jak odtworzyć ten krok, nie wracając do papieru

Zasada jest jedna: faktury z KSeF się nie dotyka. Treść i pozycje zostają takie, jakie przyszły od dostawcy — to dokument, nie nasza notatka. Opis żyje osobno, obok, powiązany z fakturą, i to on jest edytowalny.

Większość opisu wynika z danych, które już są

Dostawca, który od dwóch lat sprzedaje wyłącznie materiał montażowy, nie wymaga zastanowienia przy każdej fakturze. Pozycja nazywająca się tak samo jak sto poprzednich trafia tam, gdzie tamte. Numer zamówienia bywa wpisany wprost w treść faktury — w polu przeznaczonym na to wypełnia go zwykle około jednej czwartej dostawców, a spora część reszty wstawia go w nazwę pozycji, w swoim własnym formacie.

To jest praca dla reguł i słowników, nie dla człowieka i nie dla modelu językowego. Im więcej rozstrzyga się deterministycznie, tym mniej zostaje do zatwierdzenia i tym stabilniejszy jest wynik z miesiąca na miesiąc.

Reszta wraca do właściciela kosztu — ale jako lista, nie jako stos

Zostaje ogon: nowy dostawca, nietypowa pozycja, faktura dotycząca dwóch rzeczy naraz. Tu decyzja musi należeć do człowieka i to jest w porządku — pod warunkiem, że dostaje ją w formie listy do zatwierdzenia, a nie stosu dokumentów do przeczytania. Różnica między „opisz te faktury" a „potwierdź albo popraw te dwadzieścia propozycji" jest różnicą między popołudniem a kwadransem.

Opis idzie na pozycję, nie na dokument

Jedna faktura potrafi dotyczyć trzech budów. Jeśli warstwa opisowa działa na całym dokumencie, taka faktura albo trafi w całości w złe miejsce, albo wypadnie z analizy. Granulacja musi sięgać pojedynczej pozycji — inaczej problem wraca w postaci, której nikt nie zauważy, bo liczby nadal będą się sumować.

Czy dostawca może wpisać MPK na samej fakturze i jak oznaczyć oddział, opisujemy w artykule gdzie wpisać MPK albo oddział na fakturze z KSeF.

Trzy warianty — zależnie od tego, co masz

Co się zmienia w praktyce

Księgowość dostaje dokumenty z gotowym przypisaniem i przestaje dopytywać o każdy z nich. Właściciel kosztu poświęca kilkanaście minut zamiast pół dnia i robi to raz, a nie przy każdej rozmowie z księgową. Zarząd wraca do pytania, które zadawał przed KSeF-em — ile realnie kosztowało to zlecenie — i tym razem dostaje odpowiedź z systemu, nie z pamięci.

Jest też efekt, którego nikt się nie spodziewa: widać dostawców, których nikt świadomie nie wybierał. Przy ręcznym opisie faktury na drobne kwoty przechodziły bez zastanowienia. Gdy wszystko jest przypisane, nagle widać, ile rocznie schodzi na rzeczy, o których nikt nie wiedział, że są pozycją w budżecie.

Dla jakich firm to ma sens

Próg nie jest liczony wielkością firmy, tylko liczbą miejsc, na które trzeba dzielić koszty. Firma z jednym rodzajem działalności i jedną kasą nie potrzebuje warstwy opisowej — jej koszty i tak są jednorodne.

Ma sens tam, gdzie: prowadzisz kilka zleceń, budów albo projektów naraz · masz więcej niż jeden dział albo oddział, który generuje własne koszty · rozliczasz się z klientem z konkretnej roboty i chcesz znać jej rentowność · prowadzisz kilka spółek i koszt potrafi trafić na niewłaściwą.

Nie ma sensu, jeśli faktur kosztowych jest kilkanaście miesięcznie. Wtedy taniej jest opisać je ręcznie — i to jest uczciwa odpowiedź, nawet jeśli nie jest dla nas korzystna.

Najczęstsze pytania

Zrobiliśmy to

Analityka kosztowa na fakturach z KSeF

Firma handlowo-montażowa: faktury kosztowe z KSeF przypisane do zleceń i miejsc powstawania kosztu, z obrazem tego, ile zostaje na montażu, a ile zjada salon.