Krótka odpowiedź
Gotowy program do wyceny wystarczy, gdy oferta to cena z cennika razy ilość. Gdy każda oferta jest inna, bo zależy od wymiarów, materiałów i wariantów, lepiej sprawdza się narzędzie na miarę. Bierze parametry z rozmowy z klientem, liczy z Waszego cennika i reguł, składa ofertę i może ją zapisać w programie, którego firma już używa. Przygotowanie oferty po rozmowie spada wtedy z około godziny do około 15 minut sprawdzenia (założenie). Wdrożenie kosztuje od 5 000 zł. Ile dokładnie, zależy od tego, jak zapytania docierają do firmy (maile, telefon, formularz), w jakiej postaci jest cennik i czy oferta ma trafiać do programu firmy, dlatego cenę podajemy dopiero po rozmowie. Próg jest niższy niż w typowym software housie, bo wdrożenie robi jeden specjalista z programowaniem wspomaganym przez AI. Przy 40 ofertach miesięcznie liczenie spada z 40 do 10 godzin, co daje 1 200 zł na czysto, więc wdrożenie za 5 000 zł zwraca się w około 4 miesiące, a przy 20 ofertach w około 17 (przykład dla firm od 5 do 200 osób, rachunek niżej).
ok. 1 hprzygotowanie oferty po rozmowie dziś (założenie)
ok. 15 minsprawdzenie oferty policzonej przez narzędzie (założenie)
od 5 000 złjednorazowe wdrożenie, najniższy próg
po rozmowiedokładna cena, zależna od danych i programu firmy
Klient dzwoni z pytaniem o zabudowę na wymiar. Rozmowa trwa pół godziny, handlowiec notuje wymiary, materiały i dodatki. Potem siada do arkusza i przez kolejną godzinę przelicza pozycje, szuka cen w kilku plikach od dostawców i składa ofertę w edytorze.
Oferta wychodzi następnego dnia, a w szczycie sezonu po trzech. W tym czasie klient pyta dwie inne firmy. Gdy w ofercie jest stara cena jednego materiału, różnicę pokrywa marża.
Ile czasu naprawdę zabiera jedna oferta
Sama rozmowa z klientem to zwykle mniejsza część pracy. Więcej czasu idzie na to, co dzieje się po niej, czyli przeliczanie, szukanie cen i przepisywanie tych samych danych do kilku miejsc.
Dziś, wszystko ręcznie
- Notatki z rozmowy w zeszycie albo w mailu
- Przepisanie wymiarów i wariantów do arkusza
- Szukanie cen w kilku cennikach od dostawców
- Doliczenie marży, rabatu i transportu
- Złożenie oferty w edytorze tekstu
- Przepisanie oferty do programu sprzedażowego
Z narzędziem na miarę
- Parametry wpisane w formularz w trakcie rozmowy
- Ceny pobrane z aktualnego cennika
- Marża, rabat i transport liczone według reguł firmy
- Oferta złożona w szablonie firmy
- Handlowiec sprawdza i wysyła
Rachunek do sprawdzenia na własnych liczbach
Oszczędność miesięczna = liczba ofert × (minuty dziś − minuty z narzędziem) × koszt minuty pracy. Od wyniku odejmujemy koszt utrzymania narzędzia, a koszt wdrożenia dzielimy przez to, co zostaje.
| 20 ofert miesięcznie | 40 ofert miesięcznie | |
|---|---|---|
| Dziś, około 60 minut na ofertę | 20 h | 40 h |
| Koszt pracy dziś (60 zł/h) | 1 200 zł | 2 400 zł |
| Z narzędziem, około 15 minut na ofertę | 5 h | 10 h |
| Koszt pracy z narzędziem | 300 zł | 600 zł |
| Utrzymanie (serwer i model AI) | 600 zł | 600 zł |
| Oszczędność na czysto | 300 zł miesięcznie | 1 200 zł miesięcznie |
| Zwrot wdrożenia za 5 000 zł (najniższy próg) | około 17 miesięcy | około 4 miesięcy |
Założenia są przykładowe, podstawcie własne. 60 minut to czas liczenia oferty po rozmowie, a nie sama rozmowa. 15 minut to sprawdzenie i wysłanie oferty policzonej przez narzędzie. 60 zł za godzinę to pełny koszt pracodawcy, a 600 zł miesięcznie to przykładowe utrzymanie serwera i opłata za model AI.
Rachunek pokazuje też, kiedy to się nie opłaca. Przy 20 ofertach miesięcznie zwrot trwa prawie półtora roku, a przy kilku ofertach nie nastąpi wcale. W rachunku nie ma klientów, którzy odeszli, bo oferta przyszła za późno. Ceny innych rodzajów wdrożeń są w cenniku wdrożeń AI.
Gotowy program do ofertowania, arkusz czy narzędzie na miarę
Na rynku jest wiele gotowych programów do ofertowania, a większość firm i tak zaczyna od arkusza. Każde z tych rozwiązań ma swoje miejsce, a różnica leży w tym, skąd biorą się liczby w ofercie.
Arkusz kalkulacyjny
Wystarczy, gdy ofert jest kilka w miesiącu i jedna osoba zna arkusz na pamięć. Kłopot zaczyna się przy drugim handlowcu i trzeciej wersji cennika.
Gotowy program do ofertowania
Wystarczy, gdy cena wynika wprost z cennika: produkt, ilość, rabat. Daje ładny szablon i historię ofert za miesięczny abonament.
Narzędzie na miarę
Ma sens, gdy oferta zależy od wielu parametrów, firma ma własne reguły liczenia i chce, żeby oferta trafiła prosto do jej programu sprzedażowego.
Gotowy program wygrywa więc w dwóch sytuacjach. Gdy cennik jest prosty i rzadko się zmienia, oraz gdy ofert jest tak mało, że abonament kosztuje mniej niż czas poświęcony na wdrożenie. Narzędzie na miarę wygrywa tam, gdzie gotowy program wymaga obejścia, czyli liczenia w arkuszu obok i przepisywania wyniku.
To nie magia. AI pozwala dziś szybko i tanio zbudować narzędzie dedykowane pod jedną konkretną czynność. Narzędzie łączy to, co handlowiec usłyszał od klienta, z cennikiem i z programem, w którym firma prowadzi sprzedaż, więc nikt nie przepisuje danych z miejsca na miejsce.
Jak przygotować ofertę dla klienta krok po kroku
Rozmowa z klientem ręcznie
Handlowiec prowadzi rozmowę jak dotąd. Formularz podpowiada, o które parametry zapytać, żeby nie dzwonić drugi raz.
Parametry w formularzu
Wymiary, materiały, warianty i termin trafiają do formularza w trakcie rozmowy albo zaraz po niej, zamiast do zeszytu.
Liczenie z cennika
Narzędzie pobiera ceny z aktualnego cennika i liczy pozycje według reguł firmy, łącznie z marżą, rabatem i transportem.
Kontrola przed wysłaniem
Narzędzie sprawdza, czy marża nie spadła poniżej progu i czy cennik jest aktualny.
Oferta w szablonie firmy
Gotowy dokument PDF z pozycjami, wariantami i warunkami, w wyglądzie firmy.
Sprawdzenie i wysyłka ręcznie
Handlowiec czyta ofertę, poprawia, jeśli trzeba, i wysyła ją jednym kliknięciem.
Zapis w programie firmy
Jeśli program sprzedażowy lub ERP przyjmuje dane z zewnątrz, oferta albo zamówienie zapisuje się w nim bez przepisywania.
Gdy czegoś brakuje, narzędzie nie zgaduje. Brak parametru oznacza komunikat, czego brakuje, z gotowym pytaniem do klienta. Pozycja spoza cennika trafia do decyzji handlowca. Nieaktualny cennik blokuje tworzenie ofert do czasu jego odświeżenia.
Tak samo budujemy inne automatyzacje procesów w firmie, od skrzynki po program księgowy.
Tak by to wyglądało w trzech przykładowych firmach. Kroki są te same, zmieniają się parametry i reguły.
Meble na wymiar
Parametrami są wymiary, rodzaj płyty i frontów oraz okucia. Narzędzie rozpisuje formatki i liczy materiał z cennika płyt, a handlowiec dopisuje montaż.
Obróbka CNC i cięcie laserem
Parametrami są materiał, grubość, liczba sztuk i termin. Czas pracy maszyny nadal szacuje technolog. Narzędzie wstawia jego szacunek do wzoru, nie liczy go samo z rysunku.
Zabudowa pojazdów
Parametrami są model auta i lista wyposażenia. Narzędzie składa ofertę z gotowych modułów zabudowy i pilnuje, żeby nie zabrakło pozycji, o których łatwo zapomnieć.
Osobny wariant to kalkulator, w którym klient sam wybiera parametry na stronie producenta. Opisaliśmy go na przykładzie producenta okien, drzwi i bram, gdzie oferta, która zajmowała kilka godzin, powstaje w kilka minut.
Od czego zależy cena takiego narzędzia
Da się zautomatyzować prawie każde liczenie oferty. Cena zależy jednak od dwóch rzeczy, które sprawdzamy na początku, a nie zakładamy z góry.
W jakiej postaci są dane
Cennik w arkuszu albo w systemie dostawcy wczytuje się automatycznie. Cennik w PDF trzeba odczytać i sprawdzić, a reguły zapisane tylko w głowie handlowca trzeba najpierw spisać. Każdy z tych kroków podnosi cenę.
Gdzie oferta ma trafić
Sam dokument PDF to najprostszy wariant. Zapis w programie sprzedażowym lub ERP wymaga, żeby program przyjmował import plików albo miał dostęp z zewnątrz. To sprawdzamy u producenta programu przed wyceną.
Liczy się też to, jak zapytania docierają do firmy. Jeden formularz na stronie to co innego niż maile pisane każdy inaczej, telefony i załączniki ze zdjęciami. Dlatego podajemy tylko najniższy próg, od 5 000 zł, bez górnej granicy. Ostateczną cenę podajemy po obejrzeniu cennika, kilku ostatnich zapytań i ofert.
Co się zmienia w praktyce
Oferta wychodzi tego samego dnia co rozmowa. Klient dostaje ją, zanim zdąży zapytać konkurencję, a handlowiec ma czas na kolejną rozmowę zamiast na liczenie.
Wszyscy liczą z jednego cennika i według tych samych reguł. Znika oferta ze starą ceną materiału i rabat udzielony poniżej progu, bo narzędzie pilnuje obu rzeczy przed wysłaniem.
Dla jakich firm to ma sens
Firmy od 5 do 200 osób, które robią kilkadziesiąt ofert miesięcznie i każdą liczą osobno, bo zależy od wymiarów, materiałów albo wariantów. Przy 40 ofertach (40 godzin liczenia, 1 200 zł oszczędności na czysto miesięcznie) wdrożenie zwraca się w około 4 miesiące, przy 20 ofertach w około 17.
Nie ma sensu, gdy ofert jest kilka w miesiącu albo cena wynika wprost z cennika. Wtedy wystarczy arkusz albo gotowy program do ofertowania.
Czego to nie załatwi
- Nie poprowadzi rozmowy z klientem za handlowca. Podpowie, o co zapytać, ale zrozumienie potrzeby i decyzja o rabacie zostają po stronie człowieka.
- Nie wyceni tego, czego nie ma w cenniku ani w regułach. Nietypowa pozycja trafia do decyzji handlowca, a narzędzie nie zgaduje jej ceny.
- Przy prostym cenniku gotowy program jest tańszy. Jeśli oferta to produkt razy ilość, abonament gotowego programu kosztuje mniej niż wdrożenie na miarę.
Najczęstsze pytania
Jaki program do wyceny wybrać dla małej firmy?
Przy kilku ofertach miesięcznie i prostym cenniku wystarczy arkusz albo gotowy program do ofertowania. Narzędzie na miarę opłaca się zwykle od kilkudziesięciu ofert miesięcznie liczonych z wielu parametrów. W naszym przykładzie przy 40 ofertach liczenie spada z 40 do 10 godzin, czyli 1 200 zł na czysto miesięcznie, więc wdrożenie zwraca się w około 4 miesiące.
Ile kosztuje program do wyceny na miarę?
Od 5 000 zł, bez górnej granicy, bo cena zależy od tego, jak przychodzą zapytania, w jakiej postaci jest cennik i czy oferta ma trafiać do programu firmy. Podajemy ją po rozmowie. Do tego koszt utrzymania, w naszym przykładzie 600 zł miesięcznie za serwer i model AI.
Ile trwa wdrożenie?
Narzędzie liczące oferty z cennika zwykle 1–2 tygodnie, z zapisem w programie firmy 2–4 tygodnie. U producenta okien z naszego case study, z cennikami od wielu dostawców, typowe wdrożenie dla jednej kategorii produktów to 4–8 tygodni.
Czy AI zrobi wycenę za handlowca?
Nie w całości. Narzędzie liczy, składa ofertę i pilnuje cennika, ale rozmowa z klientem i decyzja o rabacie zostają przy człowieku. W naszym przykładzie z godziny pracy nad ofertą zostaje około 15 minut sprawdzenia.
Czy da się liczyć oferty z cenników PDF od dostawców?
Tak, ale to droższa część pracy. Cennik w arkuszu wczytuje się automatycznie, PDF trzeba odczytać i sprawdzić. Dlatego kwotę od 5 000 zł podajemy jako bardzo orientacyjną.
Czy oferta trafi do naszego programu sprzedażowego?
Tak, jeśli program przyjmuje import plików albo ma dostęp z zewnątrz, na przykład przez API. Sprawdzamy to u producenta programu przed wyceną. Zapis w programie firmy wydłuża wdrożenie, zwykle do 2–4 tygodni, i podnosi cenę ponad najniższy próg.
A co z kalkulatorem wyceny online dla klientów?
To osobny wariant, w którym klient sam wybiera parametry na stronie. Opisaliśmy go na przykładzie producenta okien, drzwi i bram, gdzie typowe wdrożenie dla jednej kategorii produktów to 4–8 tygodni.
Zrobiliśmy to
Wycena okien, drzwi i bram w kilka minut
Producent stolarki otworowej. Oferta, która zajmowała kilka godzin, powstaje w kilka minut. Typowe wdrożenie dla jednej kategorii produktów to 4–8 tygodni.
Jak dziś powstaje oferta w Waszej firmie?
Opowiedzcie, z jakiego cennika liczycie i ile ofert robicie w miesiącu. Powiemy, czy wystarczy gotowy program, czy warto zbudować narzędzie, i ile by to kosztowało. Szerzej: dedykowane narzędzia AI oraz automatyzacja procesów.
Umów bezpłatną rozmowę