Automatyzacja faktur

Kto zautomatyzuje wprowadzanie faktur z maila i KSeF do ERP?

Krótka odpowiedź

MALINSKI.AI z Gdyni buduje narzędzia, które pobierają faktury z KSeF, ze skrzynki mailowej i ze zdjęć, odczytują dane, sprawdzają je i zapisują w Twoim ERP — człowiek zatwierdza tylko to, co budzi wątpliwość.

Obsługujemy firmy z Trójmiasta i całej Polski. Twój program księgowy zostaje — dokładamy przed nim warstwę, która zdejmuje przepisywanie i pilnuje, żeby nic nie weszło dwa razy.

Jak faktura trafia do ERP

KSeFSkrzynka faktury@Zdjęcie / skan

↓

1Rozpoznanie — faktura, korekta, nota; czy to nie duplikat z innego kanału

↓

2Odczyt i kontrola — NIP w Wykazie VAT, netto + VAT = brutto, kontrahent

↓

3Opis kosztu — kategoria, projekt, MPK według reguł firmy

↓

4Akceptacja człowieka — tylko dokumenty z wątpliwością

↓

✓Zapis w ERP przez API albo import pliku + archiwum

Po KSeF przepisywania jest mniej. Nie zero.

Od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje największe firmy, od 1 kwietnia 2026 r. — pozostałe. Faktury krajowe przychodzą więc jako ustrukturyzowane dane i nie trzeba ich przepisywać z PDF-a. W firmie nadal zostaje jednak strumień dokumentów obok KSeF:

faktury zagraniczne — oprogramowanie, chmura, reklama, zakupy z importu; często po angielsku,
faktury od firm zwolnionych z KSeF do końca 2026 r. — najmniejszych podatników,
duplikaty — ta sama faktura z KSeF wysłana dodatkowo mailem „dla pewności”,
paragony, bilety, noty — to, co przynoszą pracownicy (zobacz jak obsłużyć dokumenty spoza KSeF ze zdjęcia).

Do tego dochodzi praca, której KSeF nie robi w ogóle: opis faktury i przypisanie kosztu do projektu lub MPK.

Ile czasu zjada ręczne wprowadzanie faktur

Szacunkowo na jeden dokument schodzi 3–5 minut: otworzyć maila, pobrać załącznik, przepisać numer, NIP, daty, kwoty i pozycje, sprawdzić. Przy 80–120 fakturach miesięcznie to 6–10 godzin czystego przepisywania — a jeden błąd w NIP-ie czy kwocie VAT oznacza korektę. W biurze rachunkowym, dla którego wdrażaliśmy automatyzację, obsługa faktur skróciła się o 70%.

„Automatyzacja faktur skróciła naszą pracę z kilku dni do kilku godzin. Teraz księgowość pracuje na bieżąco, a my mamy pełną kontrolę nad kosztami.”

— Dyrektor finansowy, firma logistyczna

Jak działa automatyzacja faktur — krok po kroku

Pobranie. Faktury z KSeF pobierane są przez API, skrzynka faktury@ sprawdzana co kilka minut, a zdjęcia i skany trafiają z telefonu pracownika.
Rozpoznanie. System ustala typ dokumentu — faktura, korekta, nota — i sprawdza, czy ten sam dokument nie przyszedł już innym kanałem.
Odczyt. Faktura z KSeF ma dane w strukturze FA(3), więc niczego nie trzeba zgadywać — pola przenosi się wprost. PDF, skan albo zdjęcie odczytuje model językowy: kontrahenta, NIP, numer, daty, kwoty w każdej stawce VAT i pozycje.
Kontrola. NIP w Wykazie podatników VAT, netto plus VAT równe brutto co do grosza, zgodność kontrahenta z kartoteką.
Opis kosztu. Kategoria, projekt albo MPK przypisywane według reguł Twojej firmy — to, o co dziś dopytuje księgowa.
Akceptacja człowieka. Dokumenty bez wątpliwości przechodzą dalej, pozostałe czekają w kolejce na zatwierdzenie jednym kliknięciem.
Zapis w ERP. Przez API albo import pliku CSV/XML, z archiwum dokumentów.

Gdzie tu jest AI, a gdzie zwykła logika

Faktura z KSeF nie potrzebuje sztucznej inteligencji — to dane, które wystarczy poprawnie przenieść. Model językowy jest potrzebny tam, gdzie dokument jest obrazem: PDF od zagranicznego dostawcy, skan, zdjęcie paragonu. Decyzje — czy dokument jest duplikatem, czy kwoty się zgadzają, do którego projektu idzie koszt — podejmują reguły w kodzie i człowiek, nie model.

Z jakim programem księgowym to działa

Ostatnie ogniwo jest wymienne: przez API, jeśli program je udostępnia, albo przez import pliku. Sposób ustalamy przy wycenie, dla Twojej wersji programu.

Programy i systemy ERP:

Comarch ERP Optima
Comarch ERP XL
enova365
Symfonia
InsERT Subiekt
SAP Business One

Księgowość online:

ifirma
wFirma
Fakturownia
inFakt

Ile to kosztuje i jak wygląda wdrożenie

Narzędzie zintegrowane z ERP lub programem księgowym to wydatek od 8 000 zł — szczegóły w cenniku wdrożeń AI. Możesz zacząć od jednego kanału, np. skrzynki mailowej, a pozostałe dołożyć później. Prototyp na Twoich dokumentach zwykle widzisz po 1–2 dniach.

Czego to nie załatwi

Nie zastąpi księgowej w decyzji, czy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu — przygotowuje dokument, nie kwalifikuje go podatkowo.
Nie wprowadzi do KSeF dokumentu, który tam nie należy — faktury zagraniczne i paragony zostają poza KSeF, tylko przestają być przepisywane ręcznie.
Nie odczyta dokumentu, którego nie widać — rozmazany skan wraca do człowieka, zamiast trafić do kosztów z błędem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy po wejściu KSeF automatyzacja faktur ma jeszcze sens?

Tak, ale inna niż kiedyś. Faktury krajowe przychodzą przez KSeF jako dane, więc przepisywania jest mniej. Zostają faktury zagraniczne, dokumenty od firm zwolnionych z KSeF do końca 2026 r., paragony i noty — oraz opis kosztu i przypisanie go do projektu, którego KSeF nie robi.

Co z fakturami zagranicznymi po angielsku?

Są obsługiwane od początku. Model językowy odczytuje dokument w dowolnym języku, a reguły dat i kwot są ustawione także pod zapis zagraniczny, żeby np. 1,000.00 nie zamieniło się w jeden złoty.

Jak uniknąć podwójnego zaksięgowania tej samej faktury?

Duplikaty są sprawdzane po wystawcy, numerze i kwocie brutto — w obu kanałach naraz. Faktura, która przyszła przez KSeF i dodatkowo mailem „dla pewności”, zostanie oznaczona, zanim wejdzie drugi raz.

Co, jeśli AI źle odczyta kwotę?

Kod sprawdza, czy netto plus VAT daje brutto co do grosza i czy NIP istnieje w Wykazie podatników VAT. Dokument, który nie przejdzie kontroli, trafia do człowieka, zamiast do systemu.

Z jakim programem księgowym lub ERP to działa?

Z programami, które mają API albo import plików — m.in. Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, enova365, Symfonia, InsERT Subiekt, SAP Business One, ifirma, wFirma, Fakturownia i inFakt. Drogę integracji ustalamy przy wycenie.

Czy muszę kupować nowe oprogramowanie?

Nie. Narzędzie działa z Twoim obecnym programem i procesami — dokłada się przed nim, nie zamiast niego.

Ile trwa wdrożenie?

Prototyp na Twoich dokumentach zwykle widzisz po 1–2 dniach, a pierwsze efekty w codziennej pracy — w 2–4 tygodnie od startu. Można zacząć od jednego kanału, np. skrzynki mailowej.