Paragony z NIP, faktury uproszczone i faktury zagraniczne nie trafiają do KSeF — jak wprowadzać je do księgowości bez przepisywania?

KSeF zdjął przepisywanie faktur. Paragony zostały.

KSeF uporządkował faktury od dużych dostawców — trafiają do programu księgowego same. Po kilku miesiącach okazuje się jednak, że w firmie nadal ktoś zbiera papierki: paragon ze stacji, fakturę wydrukowaną z kasy w sklepie budowlanym, fakturę za serwer od zagranicznego dostawcy. Mniej niż kiedyś, ale ręcznie i zwykle w ostatnim tygodniu przed terminem VAT.

Poza KSeF zostają przede wszystkim:

• paragony z NIP do 450 zł brutto — do końca 2026 r. są fakturą uproszczoną i nie trafiają do KSeF,
• faktury od zagranicznych dostawców — oprogramowanie, chmura, reklama; KSeF ich nie obejmuje,
• faktury od firm zwolnionych z KSeF do końca 2026 r. — najmniejszych podatników,
• dokumenty, które nie są fakturą — bilety, potwierdzenia transakcji kartą flotową, noty.

Zwykle to za mało dokumentów, żeby kupować duży system, i za dużo, żeby przepisywać je bez błędów.

Jak to działa — od zdjęcia do programu księgowego

1. Zdjęcie. Pracownik otwiera ikonę na telefonie i robi zdjęcie — dwa dotknięcia od ekranu głównego do aparatu. Może też wybrać kilka zdjęć z galerii albo wgrać PDF. Widzi tylko to, co sam wysłał.
2. Odczyt. Model językowy przepisuje z dokumentu sprzedawcę, NIP, numer, datę, kwoty netto i VAT w każdej stawce oraz sposób zapłaty. Tylko przepisuje — nie podejmuje decyzji.
3. Reguły Twojej firmy. Decyzje podejmuje kod według zasad ustalonych z Tobą (lista poniżej).
4. Akceptacja człowieka. Ty albo księgowa widzicie zdjęcie obok odczytanych pól i klikacie „Zaksięguj”. Nic nie trafia do księgowości bez tego kliknięcia.
5. Twój program. Zatwierdzony dokument trafia do programu księgowego lub ERP — w tym wdrożeniu do ifirma przez API.

Reguły, które decydują zamiast modelu

• faktura, która jest w KSeF (numer albo kod QR KSeF) → pomijamy, bo program pobierze ją sam,
• paliwo i AdBlue → konkretny samochód; na tej samej stacji tankuje się różne auta, więc przy wątpliwości narzędzie pyta,
• ten sam dokument wysłany dwa razy → ostrzeżenie i blokada podwójnego księgowania,
• netto + VAT ≠ brutto co do grosza → blokada, trzeba poprawić,
• brak NIP Twojej firmy → pytanie „sprawdź na zdjęciu”, zamiast cichego odrzucenia.

Pracownik po kilku sekundach widzi na telefonie, co odczytano — sprzedawcę i kwotę — a w zakładce „Wysłane” historię swoich dokumentów. Nikt po trzech dniach nie zastanawia się, czy paragon dotarł.

Z jakim programem księgowym to działa

Ostatnie ogniwo jest wymienne. Narzędzie łączy się z programem przez API, jeśli program je udostępnia, albo przez import pliku w formacie, który program przyjmuje. Sposób ustalamy przy wycenie, dla Twojej wersji programu.

Księgowość online:

• ifirma
• wFirma
• Fakturownia
• inFakt

Programy i systemy ERP:

• Comarch ERP Optima
• Comarch ERP XL
• enova365
• Symfonia
• InsERT (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor)
• SAP Business One

Z tego wdrożenia (ifirma): API przyjmuje koszty z VAT i paragony, ale nie obsługuje przypisania kosztu do pojazdu ani zaznaczenia zapłaty. Narzędzie to wie: koszty aut odkłada do wpisania ręcznego ze wskazaniem, gdzie i do którego auta, a po zaksięgowaniu przypomina o oznaczeniu zapłaty kartą lub gotówką. Każdy program ma takie luki — lepiej poznać je przed wdrożeniem niż po nim.

Co się zmienia po wdrożeniu

Zestaw testowy rośnie: każdy błędny odczyt z codziennej pracy staje się nową pozycją testu, zanim poprawka trafi do narzędzia.

Przed terminem VAT jeden ekran pokazuje, co zostało do zrobienia w danym miesiącu: dokumenty do zatwierdzenia, koszty aut do wpisania ręcznego, zapłaty do oznaczenia, możliwe duplikaty.

Dla jakich firm

• Firmy, w których kilka osób płaci za firmę — paliwo, materiały, parkingi, delegacje — i przynosi papierki.
• Firmy z samochodami i innymi pojazdami, gdzie koszt trzeba przypisać do konkretnego auta.
• Firmy kupujące usługi od zagranicznych dostawców — tych faktur nie ma w KSeF nigdy.
• Właściciel, który sam prowadzi księgowość online albo przekazuje dokumenty biuru rachunkowemu i chce mieć je kompletne przed terminem VAT.

Jak zmienia się praca zespołu

Pracownik robi zdjęcie tam, gdzie zapłacił — nie zbiera paragonów w portfelu do końca miesiąca. Może dopisać notatkę („rejs z klientem, Hel”), żeby księgowa wiedziała, czego dotyczy koszt. Ty nie przepisujesz, tylko sprawdzasz i zatwierdzasz. Księgowa dostaje dokumenty z informacją, kto je dodał i po co. Dostęp pracownika odbierasz jednym kliknięciem.

Zastanów się u siebie

• Ile dokumentów miesięcznie trafia do firmy poza KSeF?
• Kto je dziś przepisuje i kiedy — na bieżąco czy w ostatnim tygodniu przed terminem VAT?
• Czy wiesz, do którego auta był ostatni paragon za paliwo?
• Czy zdarzyło się, że ten sam dokument zaksięgowano dwa razy?

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje takie narzędzie? Zależy od liczby programów i reguł — zobacz, jak wyceniamy dedykowane narzędzia.