Krótka odpowiedź
MALINSKI.AI buduje CRM pod sposób pracy firmy i robi jego integrację z programem ERP, skrzynkami mailowymi, bazami danych, dotychczasowym CRM i AI. Handlowiec widzi klienta, ceny, stany i historię w jednym miejscu, a oferta albo zamówienie zapisuje się w ERP bez przepisywania. Pierwsza działająca wersja powstaje zwykle w 2–4 tygodnie. Wdrożenie kosztuje od 8 000 zł, a dokładną cenę podajemy po rozmowie, bo zależy od liczby połączeń, stanu danych i tego, czy program ERP przyjmuje dane z zewnątrz. Próg jest niższy niż w typowym software housie, bo wdrożenie robi jeden specjalista z programowaniem wspomaganym przez AI (dla firm od 5 do 200 osób).
od 8 000 złjednorazowe wdrożenie, najniższy próg
2–4 tyg.pierwsza działająca wersja
5rodzajów połączeń z CRM
po rozmowiedokładna cena, zależna od połączeń i danych
Handlowiec dostaje zapytanie mailem, sprawdza w ERP ceny i stany, liczy ofertę i wpisuje ją do CRM, o ile zdąży. Po tygodniu nikt nie pamięta, która wersja oferty poszła do klienta.
Firma ma CRM, ERP i kilka skrzynek, ale żaden z tych programów nie wie, co jest w pozostałych. Szef dowiaduje się o sprzedaży z rozmów, a nie z systemu.
Kiedy gotowy CRM przestaje pasować do sposobu pracy firmy
Gotowy CRM jest zbudowany wokół typowej sprzedaży. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy firma pracuje inaczej, bo tak wymaga jej rynek, produkt albo klienci.
Własne etapy sprzedaży
Sprzedaż to nie prosty lejek, tylko etapy zależne od rodzaju klienta i produktu. Gotowy CRM doda kilka pól, ale nie zmieni logiki etapów. CRM na miarę ma dokładnie te etapy, które firma stosuje.
Oferta zależna od produktu
Cena zależy od parametrów, wariantów i cennika, który leży w ERP. CRM na miarę bierze te dane z ERP i składa ofertę, zamiast kazać je przepisywać.
Kilka kanałów i rynków
Część klientów kupuje bezpośrednio, część przez pośredników, a handlowcy pracują w terenie. CRM na miarę rozróżnia te ścieżki i przypisuje sprawy do właściwych osób.
Własne reguły i rozliczenia
Firma ma swoje zasady rabatów, numeracji, uprawnień i rozliczeń. W CRM na miarę są ustawieniami, a nie obejściem w arkuszu obok.
Gotowy CRM wystarczy w dwóch sytuacjach. Gdy sprzedaż jest typowym lejkiem, a zespół liczy kilka osób, oraz gdy dane z ERP i poczty nie są potrzebne w codziennej pracy handlowców. Szerzej piszemy o tym w porównaniu gotowego i dedykowanego CRM.
To nie magia. AI pozwala dziś szybko i tanio zbudować narzędzie dedykowane pod sposób pracy jednej firmy. CRM na miarę łączy codzienną pracę handlowców z programami, w których firma prowadzi sprzedaż, więc nikt nie przepisuje danych z miejsca na miejsce.
Integracja CRM z ERP, pocztą, bazami danych i AI
Integracja CRM z ERP i pozostałymi programami działa w obie strony. CRM coś z danego programu bierze i coś do niego oddaje.
CRM w środku. Reszta firmy dookoła.
Kliknij połączenie. Zobaczysz, co trafia do CRM, a co CRM oddaje dalej.
CRM firmyułożony pod sposób pracy
Program ERP
- Do CRM
- Klienci, ceny, stany magazynowe i płatności trafiają do CRM bez przepisywania.
- Z CRM
- Oferta albo zamówienie z CRM zapisuje się w ERP, jeśli program przyjmuje dane z zewnątrz.
Skrzynki mailowe
- Do CRM
- Zapytanie z maila jest rozpoznane i trafia do właściwego klienta i handlowca.
- Z CRM
- Odpowiedź i oferta wychodzą z CRM, a korespondencja zostaje w historii klienta.
Gotowy CRM, który zostaje
- Do CRM
- Kontakty i historia z dotychczasowego CRM są widoczne w jednym miejscu.
- Z CRM
- Oferta, zamówienie i płatność zapisują się w nim same, przez jego interfejs.
Bazy danych i stare systemy
- Do CRM
- Historia ze starego systemu, arkuszy i baz produktów przechodzi do CRM i jest uzgodniona.
- Z CRM
- Jedna aktualna wersja danych zamiast kilku plików, które się rozjeżdżają.
AI przy codziennej pracy
- Do CRM
- Notatka głosowa, zdjęcie wizytówki i treść maila zamieniają się w propozycję wpisu.
- Z CRM
- Przed rozmową handlowiec dostaje streszczenie historii klienta, a wpis zatwierdza człowiek.
Złote linie pokazują, co wpływa do CRM, niebieskie to, co z niego wychodzi.
Program ERP
CRM pobiera z ERP klientów, ceny, stany i płatności, a ofertę albo zamówienie zapisuje w ERP, jeśli program przyjmuje dane z zewnątrz.
Skrzynki mailowe
Zapytanie z maila zamienia się w sprawę w CRM, przypisaną do klienta i handlowca. Odpowiedź wychodzi z CRM i zostaje w historii klienta.
Inny CRM
Gdy firma zostawia gotowy CRM, nowe narzędzie zapisuje w nim zdarzenia przez jego interfejs i odczytuje z niego kontakty, zamiast go wymieniać.
Bazy danych
CRM odczytuje i zapisuje istniejące bazy firmy, na przykład bazę produktów, stary system albo arkusze, które dziś żyją obok.
AI
AI odczytuje treść maila, zamienia notatkę głosową i zdjęcie wizytówki w propozycję wpisu w CRM i streszcza historię klienta przed rozmową.
Jak wygląda połączenie z konkretnym programem, opisaliśmy osobno dla Comarch Optima, Subiekta i WAPRO.
Dlaczego firmy z ERP i CRM nadal pracują w Excelu, wyjaśniamy w artykule o integracji systemów w firmie.
Kto buduje taki CRM, ile kosztuje i kiedy się zwraca
Taki CRM buduje u nas jeden specjalista z programowaniem wspomaganym przez AI, w rozmowie z ludźmi, którzy będą w nim pracować. Dlatego CRM zintegrowany z ERP zaczyna się od 8 000 zł, a rachunek zwrotu wygląda tak.
Oszczędność miesięczna = liczba osób × (godziny przepisywania dziś − godziny po połączeniu) × koszt godziny pracy. Od wyniku odejmujemy koszt utrzymania, a koszt wdrożenia dzielimy przez to, co zostaje.
| 2 osoby | 5 osób | |
|---|---|---|
| Przepisywanie dziś, 15 h miesięcznie na osobę | 30 h | 75 h |
| Koszt pracy dziś (60 zł/h) | 1 800 zł | 4 500 zł |
| Po połączeniu, 3 h miesięcznie na osobę | 6 h | 15 h |
| Koszt pracy po połączeniu | 360 zł | 900 zł |
| Utrzymanie (serwer i model AI) | 600 zł | 600 zł |
| Oszczędność na czysto | 840 zł miesięcznie | 3 000 zł miesięcznie |
| Zwrot wdrożenia za 8 000 zł (najniższy próg) | około 10 miesięcy | około 3 miesięcy |
Założenia są przykładowe, podstawcie własne. 15 godzin miesięcznie to mniej niż godzina dziennie na przepisywanie danych między pocztą, CRM i ERP. 60 zł za godzinę to pełny koszt pracodawcy, a 600 zł miesięcznie to przykładowe utrzymanie serwera i opłata za model AI.
CRM z kilkoma połączeniami kosztuje zwykle więcej niż najniższy próg. Podstawcie cenę z naszej wyceny, wzór zostaje ten sam. Ceny innych rodzajów wdrożeń są w cenniku wdrożeń AI.
Jak wygląda budowa CRM krok po kroku
Rozmowa i przegląd pracy ręcznie
Patrzymy, jak dziś biegnie sprzedaż, skąd przychodzą zapytania, gdzie powstaje oferta i kto co przepisuje.
Przegląd programów i danych
Sprawdzamy, czy ERP i dotychczasowy CRM przyjmują dane z zewnątrz i w jakim stanie są stare dane.
Zakres pierwszej wersji ręcznie
Ustalamy, co ma działać na start, a co przyjdzie później. Zakres opieramy na tym, czego ludzie naprawdę używają.
Pierwsza działająca wersja
Ekrany i etapy ułożone pod sposób pracy firmy, zwykle w 2–4 tygodnie.
Podłączenie programów
ERP, poczta, bazy danych i AI dochodzą jeden po drugim, każdy sprawdzony na prawdziwych danych.
Przeniesienie danych
Historia ze starych systemów trafia do nowego CRM, a liczby w obu bazach porównujemy przed przełączeniem.
Rozwój
Po przełączeniu dokładamy to, o co prosi zespół, zamiast zgadywać na starcie.
Gdy coś nie pasuje, nie zgadujemy. Program bez interfejsu łączymy przez odczyt jego bazy albo plik wymiany, który program już umie zapisać. Dane, które w starych systemach się nie zgadzają, uzgadniamy z firmą przed przeniesieniem, a nie po nim. Gdy ludzie nie chcą zmieniać nawyków, pierwsza wersja zostawia ekrany i kolejność pracy jak dotąd, a zmiany przychodzą po przełączeniu.
Tak samo budujemy inne automatyzacje procesów w firmie, od skrzynki po program księgowy.
Dwa przykłady z naszych realizacji
Oba przykłady opisujemy bez nazw firm i branż, bo ważny jest wzorzec, a nie to, kto to był.
Nowy system w miejsce starego, który firma przerosła
Firma pracowała we własnym systemie, napisanym lata temu na zamówienie. Ludzie znali go na pamięć, ale technologia przestała być wspierana, a w kodzie były luki bezpieczeństwa.
Zakres nowego CRM ustaliliśmy z pomiaru, a nie z listy życzeń. Sprawdziliśmy, których ekranów i funkcji ludzie naprawdę używają. Nowy system odtwarza te ekrany, procesy i reguły jeden do jednego, więc nikt nie musi uczyć się pracy od nowa.
Pod spodem jest porządny model danych od pierwszego dnia. Cenniki, numeracje i ustawienia są danymi, a nie kodem, więc późniejsza zmiana to zmiana ustawienia. Błędów i luk starego systemu nie przenieśliśmy.
Cała historia przeszła do nowej bazy i została uzgodniona ze starą, suma po sumie. Służy jako baza wiedzy o tym, z kim firma pracowała i za ile.
Kolejne etapy rozbudowy to fakturowanie z poziomu CRM i funkcje, o które poprosi zespół po przełączeniu.
Rozwinięcie systemu, który firma już ma
Firma miała program ERP i gotowy CRM, ale handlowcy rzadko go uzupełniali. Poczta, CRM i ERP nie były połączone, więc zapytania, oferty i zamówienia krążyły w mailach i wydrukach.
Rozwiązanie łączy to, co już jest, zamiast wymieniać CRM. Zapytanie z maila jest rozpoznane i przypisane do klienta i handlowca. Oferta powstaje w ERP przez jego interfejs, a oferta, zamówienie i płatność trafiają do CRM jako zdarzenia.
Kolejne etapy rozbudowy to aplikacja dla handlowca w terenie, w której notatka głosowa albo zdjęcie wizytówki zamienia się we wpis w CRM, oraz nadzór nad zadaniami z raportem dla zarządu, który pokazuje, co naprawdę dzieje się w sprzedaży.
Gdzie pracuje AI, a gdzie zwykły kod
AI jest tam, gdzie trzeba zrozumieć tekst albo mowę. Wszystko, co dotyczy liczb i zapisu w programach, robi zwykły kod, który działa tak samo za każdym razem.
Tu pracuje AI
Odczyt maila, czyli kto pisze i czego chce. Notatka głosowa i zdjęcie wizytówki zamienione w propozycję wpisu. Streszczenie historii klienta przed rozmową.
Tu pracuje zwykły kod
Zapis oferty i zamówienia w ERP. Reguły cen, rabatów i numeracji. Uprawnienia, przenoszenie danych i porównanie sum ze starą bazą.
Propozycję AI zawsze zatwierdza człowiek, zanim trafi do CRM albo do ERP.
Co się zmienia w praktyce
Handlowiec widzi klienta w jednym miejscu, z historią, cenami, stanami i ostatnimi mailami. Oferta wychodzi szybciej, bo nikt nie przepisuje danych z ERP do CRM i z powrotem.
Szef widzi sprzedaż w CRM, a nie w zestawieniach sklejanych na koniec miesiąca. Sprawy nie giną między skrzynkami, bo każda ma właściciela i termin.
Dla jakich firm to ma sens
Firmy od 5 do 200 osób, w których kilka osób codziennie przepisuje dane między pocztą, CRM i ERP, a sprzedaż ma własne etapy, reguły albo warianty produktu. Przy 5 takich osobach (75 godzin przepisywania, 3 000 zł oszczędności na czysto miesięcznie) wdrożenie za 8 000 zł zwraca się w około 3 miesiące.
Nie ma sensu, gdy sprzedaż jest typowym lejkiem, a dane z ERP i poczty nie są potrzebne w CRM. Wtedy wystarczy gotowy CRM.
Czego to nie załatwi
- Nie zastąpi decyzji handlowca. CRM podpowie, do kogo i kiedy zadzwonić, ale rozmowa i rabat zostają przy człowieku.
- Przy typowej sprzedaży gotowy CRM jest tańszy. Jeśli sprzedaż to prosty lejek, a dane z ERP nie są potrzebne, abonament kosztuje mniej niż wdrożenie.
- Nie wymusi porządku, którego nikt nie pilnuje. CRM pokaże sprawy bez właściciela i zaległe zadania, ale ustalenie, kto za co odpowiada, należy do firmy.
Najczęstsze pytania
Kto robi integrację CRM z ERP?
Firma, która zna oba programy od strony danych i potrafi napisać połączenie, a nie tylko je skonfigurować. My budujemy je razem z nowym CRM albo dla CRM, który firma już ma. Pierwsza działająca wersja powstaje zwykle w 2–4 tygodnie, a wdrożenie kosztuje od 8 000 zł.
Ile kosztuje CRM na miarę?
Od 8 000 zł za wdrożenie, bez górnej granicy, bo cena zależy od liczby połączeń, stanu danych i programu ERP. Dokładną cenę podajemy po rozmowie. To mniej niż w typowym software housie, bo wdrożenie robi jeden specjalista z programowaniem wspomaganym przez AI. Do tego utrzymanie, w naszym przykładzie 600 zł miesięcznie za serwer i model AI.
Ile trwa zbudowanie CRM połączonego z ERP?
Pierwsza działająca wersja powstaje zwykle w 2–4 tygodnie. Potem system rozwija się etapami, w kolejności, którą ustala firma.
Czy można zostawić obecny CRM i go rozwinąć?
Tak, jeśli ma interfejs do zapisu danych z zewnątrz. Wtedy oferta, zamówienie i płatność zapisują się w nim same, a handlowcy dostają to, czego im brakowało. Taki wariant zwykle zaczyna się od 1 połączenia, z pocztą albo z ERP.
Czy da się przenieść dane ze starego systemu?
Tak, razem z całą historią. Przed przełączeniem porównujemy liczby w starej i nowej bazie, na przykład sumy zamówień i faktur co do 1 grosza, żeby nic nie zginęło.
Czy CRM na miarę jest droższy od gotowego?
Na starcie tak, bo gotowe CRM-y mają darmowe plany. Różnica odwraca się, gdy zespół przepisuje dane między programami. W naszym przykładzie 5 osób traci na tym 75 godzin miesięcznie, a po połączeniu 15.
Gdzie są dane klientów w takim CRM?
Na serwerze klienta, takim, jaki firma wskaże i o jakim zdecyduje, własnym albo wynajętym. Przed startem podpisujemy NDA, a wdrożenie prowadzi 1 specjalista, więc dostęp do danych ma jak najmniej osób. Do modelu AI trafia tylko treść potrzebna do zadania, na przykład mail do rozpoznania.
Gdzie w takim CRM jest AI?
W 4 miejscach, gdzie trzeba zrozumieć tekst albo mowę, czyli przy odczycie maila, notatce głosowej, zdjęciu wizytówki i streszczeniu historii klienta. Zapis w ERP, reguły i uprawnienia to zwykły kod, który działa tak samo za każdym razem.
Jak dziś wygląda sprzedaż w Waszej firmie?
Opowiedzcie, z jakich programów korzystacie i co dziś ktoś przepisuje ręcznie. Powiemy, czy wystarczy gotowy CRM, czy warto zbudować własny albo rozwinąć ten, który macie, i ile by to kosztowało. Szerzej: dedykowane narzędzia AI oraz automatyzacja procesów.
Umów bezpłatną rozmowę