Krótka odpowiedź
Zostawić człowiekowi tylko skan pisma i jedno kliknięcie, a resztę oddać automatowi. W projektowanym przez nas narzędziu AutoMandat odczyt pisma w każdym języku, streszczenie po polsku, sprawdzenie duplikatu, ustalenie kierowcy w systemie telematycznym, zawiadomienie i wpis do rejestru wykonuje program. Ręcznie jeden mandat to zwykle 10–15 minut pracy biura, po automatyzacji zakładamy około 2 minuty. Wdrożenie kosztuje od 8 000 zł, mniej niż w typowym software housie, bo robi je jeden specjalista z programowaniem wspomaganym przez AI. Później płaci się tylko za model AI, około 10–20 groszy za pismo. Przy 100 pismach miesięcznie praca biura spada z 25 do około 3,3 godziny, co daje około 1 280 zł na czysto, więc wdrożenie zwraca się w około 6 miesięcy (przykład dla firm od 5 do 200 osób, rachunek niżej).
10–15 minręczna obsługa pisma dziś (szacunek Fleeti)
ok. 2 minskan i zatwierdzenie z AutoMandatem (założenie)
od 8 000 złjednorazowe wdrożenie
10–20 gropłata za model AI za jedno pismo
W poniedziałek rano do biura przychodzi list z Niemiec. W środku pismo po niemiecku, zdjęcie z fotoradaru i numer rejestracyjny ciągnika. W środę przychodzi drugi, z Austrii, a w piątek ponaglenie w sprawie, którą ktoś miał załatwić miesiąc temu.
Każde z tych pism wymaga tej samej pracy. Trzeba je przeczytać, zrozumieć, znaleźć kierowcę, napisać do niego i wpisać sprawę do arkusza. A termin na odpowiedź biegnie od dnia doręczenia, niezależnie od tego, kiedy ktoś otworzy kopertę.
Ile czasu i pieniędzy zabiera biuru jeden mandat
Jedno zagraniczne pismo przechodzi zwykle przez ręce dwóch osób i cztery narzędzia: skaner, folder, telematykę i pocztę. To jeden z kilku procesów, które w przewozach da się zdjąć z biura, opisanych w artykule AI w firmie transportowej.
Dziś, 7 ręcznych kroków
- Sekretariat otwiera kopertę i skanuje pismo
- Pismo czeka w folderze, a termin biegnie
- Ktoś tłumaczy je w przeglądarce
- Sprawdza, czy to nie przypomnienie w znanej sprawie
- Cofa historię pojazdu w telematyce
- Pisze do kierowcy
- Przepisuje dane do arkusza
Z AutoMandatem, 1 ręczny krok
- Skan pisma albo przekazany mail
- Odczyt, tłumaczenie i kontrola duplikatu robią się same
- Kierowca ustalony w telematyce
- Zawiadomienie czeka na jedno kliknięcie
- Sprawa jest w rejestrze z terminem
Francuski dostawca podobnego narzędzia, Fleeti, szacuje ręczną obsługę jednego mandatu na 10–15 minut, i to dla pism we własnym języku. W polskim biurze dochodzi tłumaczenie, dlatego w rachunku przyjmujemy górną granicę, 15 minut.
Rachunek do sprawdzenia na własnych liczbach
Oszczędność miesięczna = liczba pism × (minuty ręcznie − minuty po automatyzacji) × koszt minuty pracy. Od wyniku odejmujemy opłatę za model AI, a koszt wdrożenia dzielimy przez to, co zostaje.
| 40 pism miesięcznie | 100 pism miesięcznie | |
|---|---|---|
| Ręcznie, 15 minut na pismo | 600 min, czyli 10 h | 1 500 min, czyli 25 h |
| Koszt pracy ręcznej (60 zł/h) | 600 zł | 1 500 zł |
| Z AutoMandatem, 2 minuty na pismo | 80 min, około 1,3 h | 200 min, około 3,3 h |
| Koszt pracy z AutoMandatem | 80 zł | 200 zł |
| Model AI (20 gr za pismo) | 8 zł | 20 zł |
| Oszczędność na czysto | 512 zł miesięcznie | 1 280 zł miesięcznie |
| Zwrot wdrożenia za 8 000 zł | około 16 miesięcy | około 6 miesięcy |
Założenia są przykładowe, podstaw własne. 15 minut to górna granica szacunku Fleeti, 2 minuty to skan i zatwierdzenie, 60 zł za godzinę to pełny koszt pracodawcy, a 20 groszy za pismo to górna granica naszego szacunku opłaty za model AI, nie pomiar.
W rachunku nie ma kar za przegapiony termin. Jedna kara za brak odpowiedzi w Austrii może sięgnąć 10 000 euro, więc to ona, a nie zaoszczędzone minuty, zwykle przesądza o opłacalności. Ceny innych rodzajów wdrożeń zebraliśmy w cenniku wdrożeń AI.
Mandaty z Niemiec, Austrii i innych krajów UE
Pismo z zagranicy nie trafia do kierowcy, tylko do właściciela pojazdu, czyli do firmy. Urzędy innych państw UE pobierają dane z polskiego rejestru automatycznie, przez krajowy punkt kontaktowy przy CEPiK, na podstawie dyrektywy 2015/413. Każdy kraj ma jednak własne pismo, własny termin i własne skutki braku odpowiedzi. Kraje ułożyliśmy według tego, jak często Polacy szukają w Google mandatów z danego kraju.
Niemcy
sprawdź w piśmiePismoAnhörungsbogen, do firmy jako posiadacza Zeugenfragebogen
Bez odpowiedziNakaz prowadzenia książki jazd dla pojazdów firmy (§ 31a StVZO). Przy postoju koszty postępowania płaci posiadacz (§ 25a StVG).
Austria
2 tygodniePismoLenkererhebung
Bez odpowiedziOsobna kara do 10 000 euro (§ 103 i § 134 KFG). Spóźniona odpowiedź liczy się jak odmowa.
Holandia
8 tygodni na zapłatęPismoVerkeersboete z urzędu CJIB
Bez odpowiedziMandat płaci właściciel pojazdu bez wskazywania kierowcy (art. 5 WAHV). Upomnienia to 1,5 i 3 razy kwota (CJIB).
Czechy
30 dniPismoVýzva k uhrazení určené částky
Bez odpowiedziPismo z zagranicy uznaje się za doręczone 30. dnia od wysłania. Potem postępowanie wobec firmy jako użytkownika pojazdu, grzywna do 10 000 koron (§ 125f i § 125h ustawy 361/2000).
Włochy
60 dniPismoVerbale z wezwaniem do podania danych kierowcy
Bez odpowiedziKara od 291 do 1 166 euro za niepodanie danych kierowcy (art. 126-bis).
Dwie rzeczy zaskakują najczęściej. Pismo z Czech wysłane za granicę uznaje się za doręczone 30. dnia od wysłania, nawet gdy koperta dojdzie później. W Holandii przy mandacie z fotoradaru nie ma kogo wskazywać, bo płaci właściciel pojazdu.
Od lipca 2027 r. zawiadomienie ma przychodzić najpóźniej 11 miesięcy po wykroczeniu i w języku dowodu rejestracyjnego (dyrektywa 2024/3237). Termin i skutki zawsze potwierdza samo pismo, a zestawienie jest orientacją, nie poradą prawną.
Wezwanie do wskazania kierowcy i co grozi za spóźnienie
W Polsce obowiązek wynika z art. 78 ust. 4 Prawa o ruchu drogowym. Właściciel lub posiadacz pojazdu musi na żądanie wskazać, komu powierzył pojazd w oznaczonym czasie. W spółce robi to osoba wyznaczona przez zarząd, a gdy jej nie ma, członkowie zarządu.
do 8 000 złmandat w Polsce za niewskazanie kierowcy
do 30 000 złgrzywna orzeczona przez sąd w Polsce
od doręczenialiczy się termin, nie od otwarcia koperty
6 krajówkażdy z własnym terminem, zestawienie wyżej
Niewskazanie to wykroczenie z art. 96 § 3 Kodeksu wykroczeń. Mandat może wynieść do 8 000 zł (art. 96 § 1d KPSW), a sąd może orzec grzywnę do 30 000 zł. To przepisy polskie i dotyczą polskich pism. Przy piśmie z zagranicy termin i karę wyznacza prawo kraju, z którego przyszło (zestawienie wyżej). Dlatego najwięcej kosztuje czas, przez który koperta leży w folderze.
Jak wygląda obsługa mandatu po automatyzacji
Wizualizacja projektu na danych przykładowych, 1,5 minuty. Poniżej ten sam przebieg krok po kroku.
Skan albo przekazany mailręcznie
Sekretariat skanuje pismo do wspólnego folderu albo przekazuje maila z mandatem na osobny adres. To jedyny krok wykonywany ręcznie.
Odczyt pisma
Program rozpoznaje kraj i urząd, numer sprawy, numer rejestracyjny, datę, godzinę i miejsce zdarzenia, rodzaj wykroczenia, kwotę oraz termin odpowiedzi.
Streszczenie po polsku
Treść z dowolnego języka zamienia się w kilka zdań po polsku. Co się stało, ile kosztuje, co trzeba zrobić i do kiedy.
Kontrola duplikatu
Numer sprawy, pojazd i czas zdarzenia są porównywane z wcześniejszymi pismami. Ponaglenie dołącza do istniejącej sprawy, zamiast trafić do obsługi drugi raz.
Kierowca z telematyki
AutoMandat pyta system telematyczny, kto był zalogowany kartą kierowcy w tym pojeździe o tej godzinie i czy pojazd był wtedy w tym miejscu.
Zawiadomienie dla kierowcy
Wiadomość według szablonu firmy, z polskim streszczeniem i skanem oryginału w załączniku. Wychodzi po zatwierdzeniu jednym kliknięciem, opcjonalnie z kopią do przełożonego albo kadr.
Wpis do rejestru
Sprawa trafia do rejestru mandatów, a jeśli pozwala na to oprogramowanie firmy, także do TMS albo systemu kadrowego.
Jeśli firma korzysta z jednego z tych systemów albo podobnego, jest duża szansa, że połączymy go automatycznie przez API. Webfleet i Frotcom publikują dokumentację API, w której są przejazdy z przypisanym kierowcą (Webfleet, Frotcom).
WebfleetFrotcomGBoxTransicsinne z dostępem przez API
Gdy czegoś brakuje, sprawa nie ginie. Nieczytelny skan, pojazd spoza floty albo brak danych w telematyce w danej godzinie oznaczają status „do sprawdzenia” z opisem, czego zabrakło. Na start każde zawiadomienie czeka na zatwierdzenie, żeby zespół zobaczył, jak automat radzi sobie z jego pismami.
Tak samo budujemy inne automatyzacje procesów w firmie, od skrzynki po system księgowy.
Ponaglenia, windykatorzy i ten sam mandat dwa razy
To samo wykroczenie potrafi przyjść kilka razy. Przy obsłudze z pamięci ponaglenie łatwo uznać za nową sprawę i zapłacić dwa razy. Albo odwrotnie, odłożyć je jako załatwione, choć pierwsze pismo nigdy nie zostało obsłużone. AutoMandat porównuje numer sprawy, pojazd i czas zdarzenia z rejestrem i dołącza ponaglenie do istniejącej sprawy.
Pismo urzędu
Pierwsze zawiadomienie albo wezwanie do wskazania kierowcy, z terminem liczonym od doręczenia.
Przypomnienie
W Holandii kolejne upomnienia z CJIB to 1,5 i 3 razy pierwotna kwota (CJIB).
Firma ściągająca
Włoskie gminy powierzają doręczanie i ściąganie mandatów na przykład firmie Nivi.
Po wdrożeniu nowelizacji dyrektywy CBE, najpóźniej w lipcu 2027 r., postępowania i egzekucję mogą prowadzić tylko urzędy, a firmy prywatne jedynie wspierają je technicznie, na przykład przy wysyłce (dyrektywa 2024/3237). Orzeczenie o karze z innego państwa UE wykonuje w Polsce sąd rejonowy, który może odmówić m.in. przy karze niższej niż 70 euro (art. 611fg KPK).
Rejestr mandatów zamiast folderu i arkusza
Każda sprawa od skanu
Folder nie mówi, która sprawa jest otwarta. Rejestr ma każde pismo od chwili skanu, ze statusem.
Termin od doręczenia
Termin liczony od daty doręczenia, a sprawy, którym mija on w tym tygodniu, są na górze.
Koszty po kwartale
Który kierowca, w którym kraju i za jakie wykroczenia generuje koszty. Rozmowa o faktach, a nie o tym, kto co pamięta.
Jak obciążyć kierowcę kosztem mandatu
Mandatu zapłaconego przez firmę nie można po prostu potrącić z pensji kierowcy.
Art. 87 Kodeksu pracy
Wymienia cztery rodzaje należności, które pracodawca potrąca bez zgody. Mandatu wśród nich nie ma.
Art. 91 Kodeksu pracy
Potrącenie wymaga pisemnej zgody pracownika. Wolna od potrąceń zostaje kwota minimalnego wynagrodzenia.
Stanowisko PIP
Ogólna klauzula w umowie nie wystarcza. Zgoda dotyczy konkretnej kwoty i tytułu, za każdym razem osobno (PIP).
Tu automatyzacja pomaga w papierach, nie w prawie. Zawiadomienie dla kierowcy ma już pojazd, czas, miejsce, kwotę i skan oryginału, więc może od razu zawierać wzór zgody na potrącenie tej konkretnej kwoty.
Trzy sposoby obsługi mandatów
Ręcznie w biurze
Najczęstszy. Działa, dopóki pism jest kilka miesięcznie i jest jedna osoba, która zna procedurę. Ryzyko rośnie z każdym urlopem i każdym nowym krajem.
Przez leasingodawcę
Gdy pojazd jest w leasingu, pismo trafia najpierw do leasingodawcy. Ten wskazuje urzędowi firmę jako użytkownika i pobiera za to opłatę, na przykład 100 zł w tabeli opłat mLeasing. Pismo i tak wraca do firmy, tylko później, więc na odpowiedź zostaje mniej czasu.
AutoMandat u siebie
Pismo obsługuje program, a decyzje zostają w firmie. Jednorazowe wdrożenie, potem 10–20 groszy za pismo. Tym lepiej, im więcej pism i krajów.
Co się zmienia w praktyce
Pismo przestaje czekać w folderze. Sprawa jest przygotowana tego samego dnia, w którym ktoś zeskanował kopertę, a rejestr pokazuje, które terminy mijają w tym tygodniu.
Znika bariera języka. Pismo z Holandii czy Włoch czyta się po polsku, a kierowca dostaje w zawiadomieniu pojazd, czas, miejsce i skan oryginału. Mniej sporów, bo dowód jest w wiadomości.
Dla jakich firm to ma sens
Przewoźnicy jeżdżący po Europie, którzy dostają kilkadziesiąt pism miesięcznie i korzystają z systemu telematycznego. Przy 40 pismach (10 godzin pracy, 512 zł oszczędności miesięcznie) wdrożenie zwraca się w około 16 miesięcy, przy 100 pismach (25 godzin, 1 280 zł) w około 6. Im więcej krajów, tym większa różnica.
Nie ma sensu przy kilku pismach w miesiącu. Wtedy zwrot trwa latami, a wystarczy dobra procedura i kalendarz.
Czego to nie załatwi
- Nie zdecyduje, czy się odwołać. Ocena, czy mandat jest zasadny, zostaje po stronie firmy albo prawnika.
- Nie wskaże kierowcy bez danych. Jeśli telematyka nie ma zapisu z danej godziny albo karta nie była włożona, sprawa trafia do sprawdzenia.
- Nie zapłaci mandatu. Płatność i wysyłka odpowiedzi do urzędu zostają w rękach firmy.
- Nie zastąpi zgody kierowcy. Potrącenie z wynagrodzenia wymaga spełnienia przepisów Kodeksu pracy, niezależnie od tego, jak dobrze udokumentowana jest sprawa.
Najczęstsze pytania
Ile czasu zajmuje ręczna obsługa jednego mandatu?
Według szacunku francuskiego dostawcy Fleeti 10–15 minut na pismo we własnym języku. Przy piśmie po niemiecku czy włosku dochodzi tłumaczenie.
Ile kosztuje AutoMandat?
Wdrożenie od 8 000 zł, potem opłata za model AI, około 10–20 groszy za pismo. Przy 100 pismach miesięcznie to około 21,7 godziny pracy mniej i 1 280 zł oszczędności na czysto, więc wdrożenie zwraca się w około 6 miesięcy.
Ile jest czasu na wskazanie kierowcy za granicą?
Zależy od kraju. W Austrii 2 tygodnie, we Francji 45 dni, we Włoszech 60 dni od doręczenia. W Niemczech termin trzeba sprawdzić w piśmie.
Czy mandat z zagranicy można zignorować?
Nie warto. Urzędy UE pobierają dane właściciela pojazdu z polskiego rejestru, a orzeczenie o karze z innego państwa UE wykonuje w Polsce sąd rejonowy. Odmówić może m.in. przy karze niższej niż 70 euro.
Z jakimi systemami telematycznymi połączy się AutoMandat?
Jeśli firma używa Webfleet, Frotcom, GBox, Transics lub podobnego systemu, jest duża szansa na połączenie przez API. Na przykład Frotcom zwraca przejazdy z nazwiskiem kierowcy za okres do 7 dni w jednym zapytaniu.
Czy można potrącić mandat z pensji kierowcy?
Tylko za jego pisemną zgodą na konkretną kwotę (art. 91 Kodeksu pracy). Wolna od potrąceń zostaje kwota minimalnego wynagrodzenia.
Jak długo trwa wdrożenie?
Około 2–4 tygodni, jak typowa integracja z jednym systemem. Zaczynamy od testu na 3 zeszłorocznych pismach firmy.
Co, jeśli automat się pomyli?
Na start każde zawiadomienie wychodzi dopiero po zatwierdzeniu jednym kliknięciem. Pismo nieczytelne albo bez danych w telematyce trafia do sprawdzenia, a zanim cokolwiek wdrożymy, sprawdzamy działanie na 3 Waszych pismach.
Zrobiliśmy to
Dokumenty spoza KSeF odczytywane ze zdjęcia
Ten sam mechanizm w innym zastosowaniu. Zdjęcie dokumentu, odczyt, reguły, akceptacja jednym kliknięciem i import do programu, także dla faktur zagranicznych.
Sprawdźmy to na Waszych pismach
Prześlijcie trzy zeszłoroczne mandaty. Pokażemy, co da się z nich odczytać i jak wyglądałoby zawiadomienie dla kierowcy, bez zobowiązań. Szerzej o tym, co jeszcze da się uporządkować w firmie przewozowej: AI w firmie transportowej oraz automatyzacja procesów.
Umów bezpłatną rozmowę