Jak przenieść faktury z KSeF do Optimy, gdy wbudowany import nie wystarcza?

Źródła: pomoc Comarch ERP Optima 2027: przenoszenie do rejestru VAT, przenoszenie do Handlu, weryfikacja pozycji, powiązanie z ZD (stan na 29 października 2026 r.).

Co zrobi sama Optima

Pobieranie faktur z KSeF

Od wersji 2026.4.1 pobieranie działa w tle, bez działań użytkownika. Optima pobiera dokumenty przesłane do KSeF od początku ubiegłego miesiąca, a otwarcie listy nie uruchamia już importu, jak we wcześniejszych wersjach. Faktury za wskazany okres pobierzesz też ręcznie przyciskiem Pobierz faktury; dokument zaimportowany wcześniej nie zostanie dodany ponownie (pomoc Comarch). Operator musi mieć uprawnienie „Prawo do odbierania e-Faktur”, a w KSeF Optima uwierzytelnia się tokenem, certyfikatem KSeF albo podpisem kwalifikowanym.

Rejestr VAT

Faktury przenosisz do rejestru VAT pojedynczo albo zbiorczo przyciskiem Przenieś do rejestru VAT. Z KSeF przechodzą m.in. numer rachunku, forma i termin płatności, a daty ustawiają się według daty przyjęcia w KSeF. Kategoria przychodzi z karty kontrahenta i można ją zmienić; na liście działają też operacje seryjne, np. Zmień kategorię i Zmień opis (pomoc Comarch).

Handel i dopasowanie towarów

Kwalifikacja Do handlu tworzy fakturę zakupu (FZ). Pozycje Optima dopasowuje do kartoteki według kolejności, którą ustawiasz przeciągnięciem: kod EAN (GTIN), nazwa towaru, kod u dostawcy, numer katalogowy. Parametr Pamiętaj zmapowane pozycje zapamiętuje ręczne przypisania dla tego samego dostawcy. Jeśli nie wskażesz towaru, program założy nową kartotekę (pomoc Comarch). Przycisk Przenieś do handlu jest dostępny, jeśli masz moduł Faktury, Handel albo Handel Plus. Fakturę zakupu zapisaną do bufora połączysz kreatorem z zatwierdzonym zamówieniem u dostawcy (ZD).

Agenci AI w Optimie

Od wersji 2026.5.1, po zainstalowaniu pakietu aktualizacji, po pobraniu faktury z KSeF w tle uruchamiają się Agenci AI Comarch. Kwalifikator kosztów decyduje, czy faktura trafi do handlu, czy do rejestru VAT, analizując najpierw historię ostatnich 10 faktur od tego samego dostawcy, potem opis towarów i usług, a gdy to nie wystarcza, pełną analizą semantyczną AI. Kategoryzator dokumentów przypisuje kategorię nagłówka dokumentom, które jej nie mają. Agenci są płatni w pakietach tokenów, od 22 zł miesięcznie (pomoc Comarch, cennik Optimy).

Gdzie kończy się wbudowany import

• W rejestrze VAT nie ma pozycji. Pozycje są dzielone według stawki i rodzaju, a nie przenoszone każda osobno, tak jak były na fakturze.
• Tylko tabelka VAT. Kwoty z sekcji Rozliczenie (kaucje, zaległości, inne obciążenia i odliczenia) nie są dodawane jako pozycje; Comarch pisze, że każda taka faktura wymaga weryfikacji księgowego.
• Ten sam towar w kilku wierszach faktury możesz przypisać tylko do jednego odpowiednika w bazie.
• Faktury zaliczkowe zakupu przeniesiesz wyłącznie do rejestru VAT, a korektę do faktur zakupu tylko wtedy, gdy program odnajdzie korygowaną fakturę zakupu.
• MPK i numer zamówienia. Pomoc Comarch nie opisuje, jak uzupełniać MPK ani opis analityczny na fakturach pobranych z KSeF, ani czy Optima przenosi numer zamówienia z otrzymanej faktury. Opis analityczny to w cenniku osobny moduł (134 zł netto miesięcznie w subskrypcji, wersja serwerowa).
• Biuro z wieloma firmami. Trwające pobieranie faktur przerywa się po zmianie bieżącej firmy w programie, a jeśli firma zostaje przy kluczach HASP zamiast klucza wirtualnego, potrzebny jest jeden pakiet KSeF na każdy klucz lub lokalizację.

Szerzej o tym, kto i jak opisuje takie faktury: kto dopisze opis do faktury, którą Optima pobiera sama.

Co budujemy obok Optimy

Gdy jedna kategoria na nagłówku nie wystarcza, bo faktura niesie koszty różnego rodzaju, budujemy platformę obok Optimy; dla biura rachunkowego robimy to teraz, projekt jest w toku. Optima zostaje źródłem prawdy, a platforma ma porządkować dokument, zanim do niej trafi. Tak jest zaprojektowana:

1. Import z KSeF

   Codzienny, automatyczny import faktur zakupowych i sprzedażowych z KSeF, z dostępem certyfikatowym. Obok faktury spoza KSeF, np. paragony i skany, odczytywane z dokumentu.

2. Kategorie do pozycji

   Silnik kategoryzacji z regułami wspólnymi i regułami klienta rozpoznaje koszt po sprzedawcy i po opisie pozycji. Faktura z kilkoma kategoriami rozwija się do pozycji, a operacje grupowe przypisują wiele pozycji naraz.

3. Panel księgowego

   Księgowy widzi nowe dokumenty i te jeszcze niewysłane do Optimy; klient biura ma własny, uproszczony widok.

4. Wysyłka do Optimy

   Eksport skategoryzowanych pozycji do Optimy idzie przez API zewnętrznego integratora, które powstaje na obiektach COM Optimy; ten etap czeka na dostęp do serwera klienta.

Cena: integracja z ERP od 8 000 zł netto, wdrożenie z integracją ERP trwa 2–4 tygodnie. Koszty bieżące: serwer 300–500 zł miesięcznie i opłata za korzystanie z modelu AI, u naszych klientów 100–2 000 zł miesięcznie, zależnie od rodzaju i liczby zadań. Jak łączymy się z Optimą technicznie: czy Comarch Optima ma API.

Dla jakich firm to ma sens

Biura rachunkowe, które prowadzą wiele firm na Optimie, i firmy, w których jedna faktura niesie koszty różnego rodzaju i trzeba je rozbić na pozycje.

Nie ma sensu, gdy wystarcza Ci kategoria nagłówka z karty kontrahenta albo od Agentów AI Comarch. Wtedy wbudowany import zrobi swoje.

Najczęstsze pytania