Krótka odpowiedź
Subiekt odbiera e-Faktury z KSeF sam: Subiekt GT w module e-Faktury, ręcznie, po każdym uruchomieniu programu albo co określoną liczbę minut, a Subiekt nexo w module Odbiór, także cyklicznie. Na podstawie e-Faktury wystawisz w Subiekcie GT fakturę zakupu ze skutkiem magazynowym i finansowym, a w nexo przetworzysz ją na dokument Subiekta. Granice: według InsERT jedyne dane e-Faktury przydatne do rozpoznania towaru to nazwa i kod kreskowy, a kod kreskowy nie jest obowiązkowy; odczyt sekcji „Dodatkowy opis” z otrzymanych faktur InsERT opisuje tylko dla Subiekta nexo PRO. Czy Subiekt przy odbiorze czyta numer zamówienia i jak obsługuje MPK, InsERT nie opisuje. Każdy odbiór e-Faktury kosztuje 1 InsPunkt; paczka 100 InsPunktów to 50 zł netto (cennik InsERT, stan na 29 października 2026 r.).
| Subiekt GT | Subiekt nexo | Subiekt nexo PRO | |
|---|---|---|---|
| Odbiór | Moduł e-Faktury: ręcznie, przy starcie albo co X minut | Moduł Odbiór, automatycznie cyklicznie | Jak nexo |
| Dokument w Subiekcie | Faktura zakupu ze skutkiem magazynowym i finansowym | Przetworzenie na dokument Subiekta; realizacja ZD, fakturowanie PZ | Jak nexo; własne typy dokumentów po aktywacji PRO+ |
| Rozpoznanie towaru | Nazwa u dostawcy, kod kreskowy (GTIN), dokładna nazwa, wyszukiwanie przybliżone | Nazwa i symbol u kontrahenta, kod kreskowy, nazwa i symbol w kartotece, wyszukiwanie przybliżone | Jak nexo |
| „Dodatkowy opis” w tabeli porównawczej InsERT | Nie | Nie | Tak; odczyt do pól Kod dostawy i Uwagi |
| Opłata za odbiór | 1 InsPunkt | 1 InsPunkt | 1 InsPunkt |
Źródła: KSeF w Subiekcie GT, KSeF w Subiekcie nexo, tabela porównawcza, InsPunkty a KSeF (stan na 29 października 2026 r.).
Faktura od dostawcy jest w KSeF, zanim towar dojedzie. Subiekt ją pobierze, ale ktoś musi jeszcze sprawdzić, który to towar w kartotece, czy zgadza się z zamówieniem i czy to w ogóle zakup towaru, czy faktura za prąd.
Poniżej rozpisujemy, co Subiekt GT i nexo robią z e-Fakturą same, gdzie kończą się ich możliwości według materiałów InsERT i co da się dobudować obok.
Co zrobi sam Subiekt
Subiekt GT
Odbiór włączasz w parametrach (Administracja, Parametry, KSeF), zaznaczając pobieranie e-Faktur, dla których firma jest nabywcą, od wybranej daty. Pobrane e-Faktury są w module e-Faktury w gałęzi Zakup; na ich podstawie wystawiasz fakturę zakupu ze skutkiem magazynowym i finansowym (InsERT). Kontrahenta program dopasowuje po NIP. Towary rozpoznaje po nazwie u dostawcy (mapa powiązań może uzupełniać się sama z Twoich wyborów), po kodzie kreskowym z pola GTIN, po dokładnej nazwie i wyszukiwaniem przybliżonym. Pozycję nierozpoznaną możesz zostawić do decyzji, wstawić jako usługę jednorazową albo dodać jako nowy towar (e-Pomoc InsERT).
Subiekt nexo i nexo PRO
E-Faktury odbierasz w module Odbiór; możesz je przetworzyć na dokument Subiekta albo nadać im status, np. do dalszej obsługi tylko w programie księgowym (InsERT). Przy pierwszej fakturze zakupu z e-Faktury program zapisuje, jak towar nazywa się u danego dostawcy, i przy kolejnych dokumentach rozpoznaje go automatycznie (e-Pomoc InsERT). E-Faktura może zrealizować wcześniejsze zamówienia do dostawców (e-Pomoc InsERT), a towar przyjęty wcześniej na PZ zafakturujesz po odebraniu e-Faktury. Faktury kosztowe możesz oznaczyć jako niepodlegające przetworzeniu albo zamienić wszystkie pozycje na usługi jednorazowe (e-Pomoc InsERT).
Gdzie kończy się wbudowany import
- Mało danych do rozpoznania towaru. Według InsERT ze schematu KSeF do rozpoznania towaru w kartotece przydają się nazwa i kod kreskowy, a różni dostawcy mogą nazywać ten sam towar inaczej i nie muszą podawać kodu kreskowego.
- „Dodatkowy opis” opisany tylko dla nexo PRO. W tabeli porównawczej InsERT tę funkcję ma tylko nexo PRO; tam dane z otrzymanej faktury trafiają do pól Kod dostawy i Uwagi, jeśli klucz jest identyczny jak u sprzedawcy (e-Pomoc InsERT).
- Numer zamówienia i MPK. InsERT nie opisuje, czy Subiekt przy odbiorze czyta numer zamówienia nabywcy z faktury ani jak obsługuje MPK.
- Faktury zaliczkowe w GT zapisują się jako zwykłe faktury zakupu, bo w programie nie ma faktur zaliczkowych zakupu.
- Szeroki zakres dat w GT trwa długo. Pobieranie generuje zapytanie do KSeF dla każdego dnia.
- Własne typy dokumentów dla faktur z KSeF w nexo wymagają ulepszenia PRO+ dla nexo PRO (e-Pomoc InsERT), a własne metody rozpoznawania towarów to funkcja dla osób ze znajomością programowania i struktury bazy.
- Każdy odbiór kosztuje. Do obsługi KSeF potrzebny jest Abonament i InsPunkty: 1 InsPunkt za pobranie e-Faktury, paczki od 50 zł netto za 100 InsPunktów (cennik InsERT, stan na 29 października 2026 r.).
Co można zbudować obok Subiekta
Aplikację, która pobiera faktury z KSeF, dopasowuje pozycje do kartoteki na podstawie historii zakupów od danego dostawcy, łączy fakturę z zamówieniem i przypisuje koszt do kategorii. Człowiek akceptuje dokument, a zapis do Subiekta idzie przez Sferę: dodatek do Subiekta GT albo Sferę w Subiekcie nexo PRO (czy Subiekt ma API). Podobną platformę budujemy dla biura rachunkowego pracującego na innym ERP: faktury z KSeF do Optimy.
Cena: integracja z ERP od 8 000 zł netto, wdrożenie z integracją ERP trwa 2–4 tygodnie. W Subiekcie GT Sferę firma kupuje osobno jako dodatek; w nexo jest częścią wersji PRO. Koszty bieżące: serwer 300–500 zł miesięcznie i opłata za korzystanie z modelu AI, u naszych klientów 100–2 000 zł miesięcznie, zależnie od rodzaju i liczby zadań.
Dla jakich firm to ma sens
Hurtownie i firmy handlowe na Subiekcie, które dostają dużo faktur zakupowych z wieloma pozycjami od różnych dostawców, i firmy, w których fakturę trzeba połączyć z zamówieniem albo przypisać do kosztu.
Nie ma sensu, gdy faktur jest kilka miesięcznie, a mapa nazw u dostawców rozpoznaje towary sama.
Czego to nie załatwi
- Nie zastąpi Abonamentu i InsPunktów. Obsługa KSeF w Subiekcie GT i nexo nadal wymaga Abonamentu i InsPunktów.
- Rozszerzenia pisze się na Sferze. W Subiekcie GT to dodatek, w nexo wersja PRO.
- Nie zapisze niczego bez człowieka. Dokument trafia do Subiekta po akceptacji.
Najczęstsze pytania
Czy Subiekt sam pobiera faktury z KSeF?
Tak. Subiekt GT pobiera je w module e-Faktury ręcznie, po każdym uruchomieniu programu albo co określoną liczbę minut. Subiekt nexo w module Odbiór, także automatycznie i cyklicznie.
Jak Subiekt rozpoznaje towary z e-Faktury?
Subiekt GT po nazwie u dostawcy, kodzie kreskowym z pola GTIN, dokładnej nazwie i wyszukiwaniem przybliżonym. Subiekt nexo dodatkowo po symbolu u kontrahenta i symbolu w kartotece, a po pierwszej fakturze od dostawcy zapamiętuje, jak ten dostawca nazywa towar.
Czy Subiekt odczyta dodatkowy opis z faktury z KSeF?
InsERT opisuje to tylko dla Subiekta nexo PRO: dane z sekcji Dodatkowy opis trafiają do pól Kod dostawy i Uwagi. W tabeli porównawczej InsERT ta funkcja przy Subiekcie GT i zwykłym nexo jest oznaczona jako niedostępna.
Ile kosztuje odbiór faktur z KSeF w Subiekcie?
Potrzebny jest Abonament i InsPunkty. Pobranie jednej e-Faktury kosztuje 1 InsPunkt, a paczka 100 InsPunktów 50 zł netto; większe paczki są tańsze w przeliczeniu na punkt (cennik InsERT, stan na 29 października 2026 r.).
Czy e-Fakturę można połączyć z zamówieniem do dostawcy?
W Subiekcie nexo tak: e-Faktura odebrana z KSeF może zrealizować wcześniej utworzone zamówienia do dostawców.
Ile kosztuje narzędzie do faktur z KSeF obok Subiekta?
U nas integracja z ERP kosztuje od 8 000 zł netto, do tego w Subiekcie GT dodatek Sfera kupowany osobno i koszty bieżące: serwer 300–500 zł miesięcznie i opłata za korzystanie z modelu AI, u naszych klientów 100–2 000 zł miesięcznie, zależnie od rodzaju i liczby zadań.
Jeśli faktury z KSeF są w Subiekcie, ale dopasowanie robi człowiek
Pokaż nam, ile czasu zajmuje to dziś. Umów bezpłatną rozmowę.
Umów bezpłatną rozmowęSubiekt GT i Subiekt nexo są znakami towarowymi InsERT S.A. MALINSKI.AI nie jest partnerem InsERT.