Krótka odpowiedź
Na fakturze z KSeF nie ma osobnego pola na MPK, bo wzór FA(3) go nie przewiduje. Są trzy drogi. Dostawca może wpisać MPK w dodatkowy opis, czyli parę klucz i wartość, każde do 256 znaków, także przy jednej pozycji. Oddział można oznaczyć, podając dostawcom jego identyfikator wewnętrzny (NIP i 5 cyfr), który firma generuje w KSeF. Trzecia droga nie zależy od dostawców, bo MPK przypisuje się u siebie po pobraniu faktury, regułami według dostawcy i pozycji, a wątpliwe faktury trafiają do decyzji człowieka. Narzędzie, które robi to automatycznie, kosztuje od 5 000 zł, a dokładną cenę podajemy po rozmowie. To mniej niż w typowym software housie, bo wdrożenie robi jeden specjalista z programowaniem wspomaganym przez AI (dla firm od 5 do 200 osób).
0 pólna MPK we wzorze faktury FA(3)
256 znakówklucz i wartość w dodatkowym opisie
NIP + 5 cyfridentyfikator wewnętrzny oddziału
od 5 000 złnarzędzie przypisujące MPK, cena po rozmowie
Faktura za paliwo przychodzi z KSeF. Księgowa wie, że to koszt, ale nie wie, czy samochód jeździ dla serwisu, czy dla handlu. Pisze do kierownika i czeka na odpowiedź, a takich faktur jest w miesiącu kilkadziesiąt.
Na papierze ktoś dopisywał MPK długopisem albo przybijał pieczątkę. Faktury w KSeF nikt już tak nie opisze, bo dopisać do niej niczego nie można.
Dlaczego na fakturze z KSeF nie ma pola na MPK
MPK, czyli miejsce powstawania kosztów, to podział wewnętrzny firmy na działy, oddziały, samochody albo projekty. Wzór faktury FA(3) opisuje transakcję między sprzedawcą a nabywcą i osobnego pola na taki podział nie ma.
Fakturę w KSeF wystawia dostawca. Według Ministerstwa Finansów po przyjęciu do KSeF faktura staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Nabywca nie dopisze więc do niej MPK, tak jak kiedyś dopisywał opis na papierze.
Na papierze
- Faktura przychodzi pocztą albo mailem
- Ktoś dopisuje MPK długopisem albo pieczątką
- Księgowa wprowadza MPK razem z fakturą
W KSeF
- Faktura przychodzi jako plik z KSeF
- Do faktury nie można niczego dopisać
- MPK trzeba wziąć z pola wypełnionego przez dostawcę albo przypisać u siebie
Dodatkowy opis, czyli MPK wpisane przez dostawcę
Wzór FA(3) ma pole dodatkowy opis na dane, dla których nie przewidziano innych pól. To para klucz i wartość, na przykład klucz „MPK” i wartość „Serwis”. Klucz i wartość mogą mieć po 256 znaków.
Dla całej faktury
Dodatkowy opis bez numeru wiersza dotyczy całej faktury. Wystarczy, gdy faktura w całości idzie na jedno MPK.
Dla jednej pozycji
Dodatkowy opis z numerem wiersza dotyczy tylko tej pozycji. Faktura za paliwo do trzech samochodów może mieć trzy różne MPK.
Nazwa klucza od Was
Podajcie dostawcom jedną nazwę klucza, na przykład „MPK”, i listę wartości. Inaczej każdy wpisze to po swojemu.
Pole dodatkowy opis jest opcjonalne, a nazwę klucza wybiera dostawca. Jeden wpisze „MPK”, drugi „Dział”, trzeci „Koszt”. Dostawcy już dziś wpisują w dodatkowy opis numery zamówień, każdy pod inną nazwą klucza, więc program musi czytać nazwę klucza, a nie zgadywać. Jak to wygląda przy numerach zleceń, opisaliśmy w artykule o tym, jak przypisać koszt z faktury KSeF do zlecenia.
Identyfikator wewnętrzny, czyli oddział na fakturze
Identyfikator wewnętrzny to numer zakładu, oddziału albo innej wyodrębnionej części firmy. Według Ministerstwa Finansów składa się z NIP firmy i pięciu cyfr, z których ostatnia jest kontrolna, a firma generuje go sama w KSeF.
Dostawca wpisuje identyfikator wewnętrzny na fakturze w części o podmiocie trzecim, z rolą „Odbiorca”. Schemat FA(3) opisuje tę rolę jako jednostki wewnętrzne i oddziały wyodrębnione w ramach nabywcy, które same nie są nabywcą.
Firma może wskazać administratora jednostki, a on nadać pracownikom dostęp do faktur, na których dostawca wpisał identyfikator wewnętrzny tej jednostki. Według podręcznika KSeF 2.0 warunkiem jest wpisanie identyfikatora na każdej fakturze, a dostęp do tych faktur zachowują też osoby uprawnione w całej firmie.
Jednostką wewnętrzną może być nawet jedna osoba. Podręcznik podaje przykład prezesa, dla którego spółka generuje identyfikator wewnętrzny, żeby można było rozliczyć jego wydatki, na przykład paliwo i wydatki reprezentacyjne. Dzięki temu księgowa ma bezpośredni dostęp do tych faktur.
To oznaczenie jednostki, nie księgowanie. Identyfikator wewnętrzny mówi, którego oddziału dotyczy faktura. Nie dzieli kosztu na działy wewnątrz oddziału i nie zastępuje MPK w programie księgowym.
Identyfikator wewnętrzny nie jest obowiązkowy, bo część faktury o podmiocie trzecim jest w schemacie FA(3) opcjonalna. Ma sens wtedy, gdy oddziały naprawdę działają osobno.
Jak przypisać MPK u siebie, gdy dostawca go nie poda
Nie każdy dostawca wpisze MPK, nawet po prośbie. Pewniejsza droga to przypisanie u siebie, po pobraniu faktury, bo nie zależy od tego, czy pamiętał o tym dostawca.
Pobranie faktur
Program pobiera faktury kosztowe codziennie, bez ręcznego przeglądania i przepisywania.
Pola od dostawcy
Jeśli dostawca wpisał MPK albo oddział, program bierze je z faktury.
Reguły według dostawcy i pozycji
Stały dostawca i stały rodzaj kosztu dostają MPK z reguły, na przykład paliwo do samochodu przypisanego do serwisu.
Podział po pozycjach
Faktura z pozycjami dla kilku działów jest dzielona po pozycjach, a nie w całości na jedno MPK.
Decyzja człowieka ręcznie
Faktura, do której nie pasuje żadna reguła, czeka w kolejce na osobę, która zna firmę. Jej wybór zostaje zapisany jako nowa reguła.
Zapis w programie firmy
Koszt z MPK trafia do programu księgowego albo do raportu kosztów, jeśli program przyjmuje dane z zewnątrz.
Trzy sytuacje, w których automat się zatrzymuje albo zmienia drogę. Brak MPK na fakturze uruchamia regułę według dostawcy i pozycji. Gdy żadna reguła nie pasuje, faktura czeka w kolejce na decyzję człowieka. Gdy pozycje dotyczą kilku działów, podział idzie po pozycjach.
Tak samo działa cała automatyzacja faktur do programu księgowego.
To nie magia. Narzędzie łączy fakturę z KSeF z tym, jak firma naprawdę dzieli koszty, i z programem, w którym je księguje, więc nikt nie dopytuje kierowników o każdą fakturę.
Koszty wspólne i klucz podziału
Część kosztów nie należy do jednego działu, na przykład czynsz, księgowość albo telefon. Dzieli się je kluczem, na przykład według powierzchni, liczby osób albo kosztów działu.
W jednym z naszych wdrożeń klucz liczony od zakupów towaru zawyżał udział działu, który kupuje towar, bo towar to największa część wydatków firmy. Dział usługowy wyglądał przez to na tańszy, niż był. Po zmianie klucza na udział w kosztach operacyjnych obraz się odwrócił.
Klucz podziału to decyzja właściciela i księgowej, a nie programu. Narzędzie liczy go co miesiąc tak samo i pokazuje, z czego wynika podział. Kto w firmie powinien decydować o opisie faktur, piszemy w artykule kto opisuje faktury z KSeF.
Co się zmienia w praktyce
Księgowa przestaje dopytywać kierowników o każdą fakturę. MPK przychodzi z faktury albo z reguły, a do decyzji trafiają tylko faktury, których program nie umie przypisać.
Każdy dział widzi swoje koszty osobno, a koszty wspólne są dzielone co miesiąc tym samym kluczem. Rozmowa o wyniku działu dotyczy faktów, a nie tego, kto co pamięta.
Dla jakich firm to ma sens
Firmy od 5 do 200 osób z kilkoma działami, oddziałami albo samochodami przypisanymi do różnych zadań, które co miesiąc dostają dziesiątki faktur kosztowych z KSeF. Narzędzie kosztuje od 5 000 zł, a dokładną cenę podajemy po rozmowie, bo zależy od liczby dostawców, reguł i programu księgowego.
Nie ma sensu przy jednym dziale i kilku fakturach miesięcznie. Wtedy księgowa przypisze MPK w programie księgowym szybciej, niż trwa ustawienie reguł.
Czego to nie załatwi
- Nie zmusi dostawcy do wpisania MPK. Dodatkowy opis jest opcjonalny i wypełnia go dostawca.
- Identyfikator wewnętrzny to uprawnienia i oznaczenie jednostki, nie księgowanie. Nie podzieli kosztu na działy wewnątrz oddziału.
- Nie wybierze za Was klucza podziału. Sposób dzielenia kosztów wspólnych to decyzja firmy, a narzędzie tylko liczy go konsekwentnie.
Najczęstsze pytania
Czy na fakturze w KSeF jest pole na MPK?
Nie. Wzór FA(3) nie ma osobnego pola na miejsce powstawania kosztów. MPK można przekazać w dodatkowym opisie, gdzie klucz i wartość mają po 256 znaków, albo przypisać u siebie po pobraniu faktury.
Ile znaków ma dodatkowy opis w KSeF?
Klucz i wartość mogą mieć po 256 znaków. Takich par może być na fakturze do 10 000, a każda może dotyczyć całej faktury albo jednej pozycji.
Co to jest identyfikator wewnętrzny w KSeF?
Numer oddziału albo innej wyodrębnionej części firmy. Składa się z NIP i 5 cyfr, z których ostatnia jest kontrolna. Firma generuje go sama w KSeF.
Czy identyfikator wewnętrzny jest obowiązkowy?
Nie. W schemacie FA(3) część o podmiocie trzecim, w której wpisuje się identyfikator wewnętrzny, jest opcjonalna. Numer ma postać NIP i 5 cyfr i ma sens, gdy oddziały działają osobno.
Czy można dopisać MPK do faktury, która już jest w KSeF?
Nie. Po przyjęciu do KSeF faktura staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. MPK trzeba wtedy przypisać u siebie po pobraniu faktury, a na kolejnych fakturach dostawca może je wpisać w dodatkowy opis, gdzie klucz i wartość mają po 256 znaków.
Ile kosztuje automatyczne przypisywanie MPK?
Od 5 000 zł za narzędzie, które pobiera faktury z KSeF i przypisuje MPK regułami. Dokładną cenę podajemy po rozmowie, bo zależy od liczby dostawców, reguł i programu księgowego.
Jak dzielić koszty wspólne kilku działów?
Kluczem podziału, na przykład według powierzchni albo liczby osób. W jednym z naszych wdrożeń zmiana klucza z zakupów towaru na koszty operacyjne odwróciła obraz 2 działów.
Zrobiliśmy to
Analityka kosztowa na fakturach z KSeF
Faktury pobierane z KSeF co rano, koszty klasyfikowane słownikiem, regułami i modelem AI, a człowiek dostaje tylko to, czego system nie jest pewien. Miejsca powstawania kosztów jak w ERP, każdy dział osobno.
Jak dziś przypisujecie MPK?
Opowiedzcie, ile faktur kosztowych przychodzi w miesiącu i jak dzielicie koszty na działy. Powiemy, czy wystarczy prośba do dostawców, czy warto ustawić reguły, i ile by to kosztowało. Szerzej: automatyzacja faktur oraz AI w księgowości.
Umów bezpłatną rozmowę